With over 70 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 34,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)

Job Description:

Titre du poste: SUPPLY CHAIN ADMINISTRATOR

Département: Finance & Support Services

Nombre à pourvoir: 01

Lieu de travail: Ouagadougou

Rapporte à: Supply Chain Manager

Assure la supervision de: N/A

Date effective : Janvier 2025

Hay Grade : 13

PRESENTATION

World Vision International est une organisation chrétienne humanitaire mondiale, fondée en 1950, qui se concentre principalement sur le bien-être des enfants, des familles et des communautés les plus vulnérables. L'organisation œuvre dans près de 100 pays à travers le monde, en réponse aux crises humanitaires, aux catastrophes naturelles et aux situations de pauvreté extrême.

World Vision International (WVI) est présente au Burkina Faso depuis Avril 2021, avec des interventions focalisées sur les domaines de la santé, de l'eau, de l'assainissement et de l'hygiène, de la protection de l'enfance, ainsi que de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance.

World Vision International Burkina Faso est à la recherche d’un(e) Supply Chain Administrator, pour gérer efficacement la fonction de la chaîne d'approvisionnement conformément aux procédures de World Vision afin de soutenir la mise en œuvre en temps voulu des programmes/projets de World Vision qui auront le plus grand impact sur l'amélioration des processus, la simplification, la normalisation et la maîtrise des coûts, garantissant ainsi la réalisation des résultats en matière de bien-être de l'enfant.

RESPONSABILITES MAJEURES 

Planification

Faciliter les sessions annuelles de planification des achats avec les principales parties prenantes ;Consolider les plans de passation de marchés et en rendre compte ;Examiner et mettre à jour le catalogue des éléments avant l'activité du processus de planification ;Conseiller et familiariser les opérations avec l'utilisation du catalogue d'articles.

Approvisionnement stratégique

Conseiller sur l'évaluation du marché et le processus de préqualification des fournisseurs selon les instructions des coordinateurs et des conseillers ;Envoyer les appels d'offres, assurer le suivi des offres, aider à coordonner les réunions préalables aux appels d'offres selon les instructions des coordinateurs et des spécialistes ;Maintenir tous les documents justificatifs relatifs aux événements de sourcing sur la base de la gestion des documents ;Superviser les événements de sourcing, les bureaux déposés et le travail d'assistance relatif au sourcing ;Préparation des documents de soumission au comité d'attribution sur la base des directives données par les coordinateurs/spécialistes.

Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

Remplir correctement le formulaire de gestion des données de base (contrat/fournisseur/registre des articles) ;Gérer l'archivage de l'ensemble de la correspondance et de la documentation relatives aux contrats (gestion des données de référence) ;Communiquer les informations relatives aux contrats à toutes les parties prenantes afin de garantir une utilisation optimale des contrats ;Recueillir des informations sur les performances des fournisseurs conformément aux lignes directrices établies par le SPM.

Exécution des marchés publics

Fournir des conseils sur la procédure d'appel d'offres et de demande de prix pour les achats ponctuels, le cas échéant ;Assurer la liaison avec les services partagés et les finances pour résoudre les questions des fournisseurs ;Lancer les commandes aux fournisseurs pour les achats ponctuels et les catégories assignées.

Gestion des données, analyse et rapports

Collecter et organiser les données des projets et des unités opérationnelles ;Analyser et vérifier l'exactitude des données et produire les rapports requis conformément aux politiques, procédures et lignes directrices définies par WV ;Préparer des rapports hebdomadaires/mensuels sur l'état des achats afin d'informer les clients et les autres parties prenantes ;Effectuer des exercices quotidiens de rapprochement de tous les enregistrements et transactions effectués au cours de la même journée et veiller à ce que la validation, l'intégrité et l'exactitude des données soient méticuleusement maintenues ;Consolider tous les résultats et les convertir dans des formats utiles fournis par le gestionnaire de la chaîne logistique.

Processus, procédure et politique

Travailler avec les équipes SCM de haut niveau pour gérer la satisfaction des clients internes ;Collecter des données pour étayer les rapports sur les tableaux de bord (c'est-à-dire les indicateurs clés de performance).

Contrôle et conformité

Maintenir un classement et une tenue des dossiers corrects conformément aux lignes directrices établies par la direction.

ÉDUCATION/CONNAISSANCES/COMPETENCES TECHNIQUES ET EXPERIENCES

Être titulaire d’au moins un diplôme de licence (BAC+3) en administration des affaires, achats ou dans un domaine connexe ;Au moins trois (03) ans d'expérience pertinente en gestion des approvisionnements ;Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles, avec la capacité d'établir et d'entretenir des relations efficaces avec un large éventail de parties prenantes ;Solides compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes ;Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer plusieurs tâches et priorités ;Être bien à l’aise avec les outils digitaux ;Bonne connaissance des réglementations nationales en matière d’achat et d’approvisionnement ;Très bonnes connaissances en informatique (Excel, Word, Powerpoint, etc.) ;Capacité à innover et accepter le changement ;Faire preuve d’intégrité et de transparence ;Être ouvert et coopératif, capacité d’interagir avec les autres départements ;Avoir le sens du service bien rendu ;Avoir un esprit orienté client et faire preuve d’anticipation pour répondre aux exigences des clients ;Maîtrise du français, la connaissance de l’anglais est un grand atout ;L’expérience de travail en ONG constitue un atout.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL / CONDITIONS :

Poste basé au bureau national à Ouagadougou avec des déplacements sur le terrain ;Le poste requiert la capacité et la volonté de voyager au niveau national à environ 20 % du temps.

NB : les candidatures féminines sont encouragées !

Nota Bene : World Vision International Burkina Faso est un environnement protecteur des enfants et des adultes contre toutes formes de violences, d’exploitations et d’abus sexuels. Veuillez signaler tout cas y relatif sur le lien « worldvision.ethicspoint.com ».

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only