Asistente Administrativo II

**Para residentes en zonas aledañas a Antiguo Cuscatlán, El Salvador**

Resumen

Como asistente administrativo de nivel intermedio, manteniendo estricta confidencialidad, colabora con sus compañeros de equipo para realizar tareas que incluyen tareas de apoyo de oficina, así como trabajo administrativo directamente relacionado con las operaciones del departamento al que sirve, generalmente brindando apoyo total a un grupo de trabajo de tamaño intermedio o realizando tareas generales en un grupo más grande; puede apoyar directamente a un gerente o director.

Responsabilidades

Actúa como defensor para generar conciencia sobre las necesidades de los niños. Comprende el mandato de Cristo de proteger a los niños. Se compromete y prioriza las consideraciones de protección infantil en todas las tomas de decisiones, tareas y actividades en todo el ministerio. Cumple con todas las expectativas de comportamiento en la Declaración de compromiso con la protección infantil y el Código de conducta de Compassion. Informa cualquier inquietud de abuso, negligencia o explotación de niños a través del proceso de informes internos de Compassion y apoya adecuadamente las respuestas a los incidentes si ocurren.Como miembro experimentado del equipo, responde preguntas, explica procesos y se comunica con personas sobre información especializada dentro del departamento o grupo de trabajo asignado.Programa reuniones, prepara agendas, registra actas de reuniones, coordina los arreglos de viaje, itinerarios y da la bienvenida y hospeda a los visitantes.Realiza trabajo de apoyo administrativo, como responder teléfonos, ingresar y recuperar datos electrónicos o clasificar y distribuir correo.Redacta y/o corrige documentos o formularios y otra correspondencia, como registros oficiales de la empresa, cartas externas y archivos gubernamentales, que pueden ser de naturaleza confidencial.Puede realizar trabajo manual liviano, como entregar suministros de oficina, organizar sillas y preparar refrigerios o folletos y exhibidores.Puede comunicarse con el personal en otros países para facilitar el procesamiento de la información o el producto del trabajo, realizar un seguimiento de la precisión y el cumplimiento del proceso, garantizar un entendimiento claro entre las funciones, así como participar en equipos de proyectos.El asistente puede ayudar en la creación, el seguimiento y la presentación de informes para el departamento o grupo de trabajo al que apoya y puede administrar programas y procesos básicos en curso. Puede solicitar suministros o servicios, organizar envíos o transporte, o proporcionar otros servicios logísticos de acuerdo con las prácticas y políticas estándar. Puede proporcionar servicios de registro o autenticación de documentos según sea necesario.

Cultura

Responsable de apoyar, defender y participar en los "comportamientos culturales" fundamentales de Compassion en todas las comunicaciones y relaciones internas y externas.

Formación Académica

Licenciatura en Administración de Empresas o carreras afines.

Experiencia Laboral

Mínimo 2 años de experiencia relevante trabajando en tareas administrativas.

Habilidades Técnicas

Manejo de Microsoft Office en nivel intermedio – avanzado (Word, Excel, Outlook).Conocimiento básico de sistemas telefónicos y gestión de registro de visitantes.Capacidad para gestionar llamadas, correos electrónicos y agendas.

Habilidades de Organización

Organización, logística de eventos y coordinación con otros equipos de trabajo.Flexibilidad y capacidad de atender tareas diversas.

Habilidades Interpersonales

Comunicación efectiva, tanto verbal como escrita.Buenas habilidades de servicio al cliente y atención al público.Amabilidad, proactividad, carisma y disposición para trabajar en equipo.Capacidad de seguir indicaciones y procesos.Orientación a trabajar en equipo.Criterio para tomar decisiones en situaciones rutinarias o imprevistas.

Deseable:

Inglés intermedio.Licencia de conducir vigente.Experiencia coordinando actividades con ordenanzas o equipo de limpieza.

Entorno de trabajo

Oficina: entorno de oficina estándar.

Exigencias físicas: sentarse, pararse o caminar hasta 8 horas por día.

Requisitos de viaje: 10% de viajes para este puesto.