Stellenbezeichnung: Arbeitsplatz-Koordinator (w/m/d)
Referenznummer: 25203

Standorte: Essen, Germany

Arcadis ist das führende globale Planungs- und Beratungsunternehmen für die natürliche und vom Menschen gestaltete Umwelt. Wir sind 36.000 Menschen in über 70 Ländern, die sich für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzen. Jede*r spielt dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam können wir uns mit unserer Energie und unserem Teamgeist den komplexesten Herausforderungen der Welt stellen und zusammen mehr bewirken.

Rollenbeschreibung:

Workplace Coordinator sind die erste Anlaufstelle in einem Arcadis-Büro für Arcadians und unsere Gäste. In dieser Rolle unterstützen Sie die Umsetzung des Arbeitsplatzversprechens und der Standards durch die Bereitstellung von qualitativ hochwertigen Dienstleistungen im Bereich Front-Office- und Arbeitsplatzbetrieb für unser Büro in Essen.  

Workplace Coordinators spielen eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass die täglichen Abläufe der Büroumgebung effektiv und effizient sind und von den Benutzern als hochprofessionelle Arbeitsplätze angesehen werden, die nach Best-Practice-Standards verwaltet werden. 

Für diese Stelle ist eine Arbeitszeit von 40 Stunden pro Monat erforderlich. 

Wichtige Schnittstellen:

Arcadis Kollegen & Gäste Workplace Operations Senior & Principal Coordinators / Workplace Operations Specialist and Local Workplace Operations team  Unterstützende Dienste wie Beschaffung, Technologie, Finanzen, ESG, SHEQ Verwaltungspersonal der Zulieferer

Diese Funktion ist dem Workplace Operations Manager unterstellt.

Rollenverantwortung:

Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten:

Die Rolle des Workplace Coordinator ist eine Schlüsselrolle mit Kundenkontakt, bei der es darum geht, qualitativ hochwertige Unterstützung für den Arbeitsplatzbetrieb zu liefern und sicherzustellen, dass dies in Übereinstimmung mit den User Experience Standards und Standard Operating Procedures geschieht.

Die Rolle umfasst eine breite Palette von täglichen Arbeitsplatzabläufen / Facility-Management-Aktivitäten, die das Arbeitsplatzteam dabei unterstützen, ein außergewöhnliches Arbeitsplatzerlebnis mit einem hohen Maß an Benutzerzufriedenheit zu bieten.  
 

Wichtigste Aufgaben und Zuständigkeiten

Erbringung professioneller Dienstleistungen an der Rezeption, im Housekeeping, im Veranstaltungsmanagement und bei der Bearbeitung von Anfragen. Unterstützung des Betriebs im Bereich Workplace, in Übereinstimmung mit den geltenden Standards und Betriebsverfahren. Nutzung und Unterstützung von Buchungssystemen, Konferenzräumen und AV-Einrichtungen.   Verwaltung des Arbeitsplatzes, einschließlich Büromaterial, Begrüßungspakete/Büroleitfäden, Arbeitsplatzeinweisungen. Verfolgung, Lösung und Eskalation von Problemen. Finanzverwaltung, einschließlich Bestellungsmanagement und Aufzeichnung der Ausgaben im Vergleich zum Budget. Proaktive Kommunikation zur Sicherstellung der Benutzerfreundlichkeit des Arbeitsplatzes und des Status von Arbeitsplatzproblemen und deren Lösung.   Zusammenarbeit mit unterstützenden Funktionen und Lieferanten, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz nach den höchsten Standards funktioniert und Probleme gelöst werden. Unterstützung von Entwicklung, Innovation und Verbesserung als Teil des gesamten Arbeitsplatzteams Unterstützung von Compliance-Aktivitäten, einschließlich Aufgaben und Anforderungen in den Bereichen Sicherheit und Gesundheitsschutz, Qualität, Nachhaltigkeit und Sicherheit, einschlägige Rechtsvorschriften, Verhaltenskodizes und Arcadis-Standards.   Unterstützung und Koordinierung von Notfall- und Krisenreaktionsanforderungen, einschließlich Erste-Hilfe-Maßnahmen und Feuerwache.   Unterstützung anderer Standorte bei ihren Arbeitsabläufen nach Bedarf.

Qualifikationen & Erfahrung:

Wissen

Kenntnisse über FM/Arbeitsplatzfragen und -praktiken, die durch ausreichende Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld erworben wurden 

Fertigkeiten und Erfahrungen

Fließende Beherrschung der deutschenniederländischen Sprache in Wort und Schrift ist unerlässlich. Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind ein Plus. Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten Fähigkeit, als Teil eines größeren Teams zu arbeiten Ausgezeichnete Fähigkeiten im Umgang mit Kunden Ein Macher und Problemlöser Umgang mit allgemeinen IT-Systemen und solchen, die bei der Bereitstellung von Workplace-Diensten verwendet werden 

Persönliche Attribute

Kundenorientiert Proaktiv und enthusiastisch mit einem scharfen Auge für Details Fähigkeit, die Bedürfnisse des gesamten Teams zu erkennen in der Lage, interne Beziehungen zu entwickeln und Vertrauen zu Kollegen aufzubauen Selbstbewusst und wortgewandt Die Fähigkeit zu erkennen, wann man Rat oder Unterstützung braucht Flexibilität und Bereitschaft, bei Bedarf gelegentlich zusätzliche oder außerplanmäßige Tätigkeiten zu übernehmen Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und das eigene Arbeitspensum zu bewältigen

Warum Arcadis?

Wir können unsere Ziele nur erreichen, wenn jede*r Einzelne die Möglichkeit hat, sich optimal zu entfalten. Die Summe der individuellen Beiträge macht dann den Unterschied. Deshalb arbeiten wir mit einem kompetenzbasierten Ansatz, bei dem Sie Ihre einzigartige Erfahrung und Ihr Fachwissen einbringen, um Ihre berufliche Laufbahn zu gestalten. So erzielen wir gemeinsam die größtmögliche Wirkung.

Unabhängig von Ihrer Position leisten Sie bei Arcadis sinnstiftende Arbeit und tragen dazu bei, nachhaltige Lösungen für einen lebenswerteren Planeten zu entwickeln. Setzen Sie ein Zeichen – für Ihre Karriere, Ihre Kolleg*innen, Ihre Kund*innen, Ihr Leben und die Welt um Sie herum.

Mit vereinten Kräften schaffen wir ein nachhaltiges Vermächtnis.

Unser Engagement für Gleichberechtigung, Vielfalt, Inklusion und Zugehörigkeit

Wir leben eine Unternehmenskultur der Offenheit, Inklusion und Wertschätzung und stellen so Chancengleichheit für alle Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen sicher. Wir schaffen ein Umfeld, in dem Sie Ihr persönliches Potenzial bestmöglich entfalten können.

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