DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO:

El/la Asistente de Programas apoyará al área de Programas de Regreso Seguro dentro del IRC, manejando de forma confidencial las tareas administrativas, seguimiento de proyectos, con el fin, de llevar un registro de todas las operaciones administrativas realizadas y así asegurar la correcta gestión de esta.

Bajo la estrecha supervisión y orientación del supervisor, el Asistente de Programas apoya la sección respectiva llevando a cabo una serie de tareas de procedimiento, administrativas y operativas, para ayudar a desarrollar, implementar y monitorear el área programática en el país, asegurando una entrega oportuna y efectiva eso es consistente con las reglas y regulaciones del IRC.

Es responsable de contribuir gestionando los servicios de apoyo, documentos, formularios de acuerdo con los SOP del IRC y documentación relacionada al sistema INTEGRA que incluyen la coordinación diaria de las tareas administrativas, apoyo logístico para reuniones y/o capacitaciones, procesamiento de tramites de rutina, así como otras tareas de apoyo administrativo.

PRINCIPALES FUNCIONES DE LA POSICION:

Proporcionar soporte administrativo al equipo del proyecto y a colaboradores externos, incluyendo la gestión de viajes, preparación de hojas de cálculo, y creación de presentaciones. Redactar y editar correspondencia, informes y otros documentos administrativos.Llevar registros oportunos de información de forma electrónica y/o manual.
Mantener bases de datos actualizadas con información relevante del proyecto.
Apoyo en la elaboración de informes y formularios requeridos conforme al sistema INTEGRA y SOP del IRC.
Generar reportes periódicos sobre el avance de las actividades del proyecto.
Apoyar en la planificación y seguimiento de los plazos e hitos del proyecto, manteniendo un calendario actualizado de actividades y asegurando la finalización de entregables dentro de los plazos establecidos.
Coordinar la agenda diaria del Director y Subdirector, incluyendo reuniones, eventos y viajes.
Programar y organizar reuniones, talleres, conferencias y otros eventos relacionados con el proyecto, gestionando calendarios, reservas de salas, preparación de materiales y coordinación logística.
Facilitar la logística para capacitaciones y eventos, asegurando la disponibilidad de recursos y equipos necesarios.
Mantener constante actualización y seguimiento de la agenda del Director y Subdirector, gestionando todos los procesos requeridos para traslados, formatos, viajes y coordinación logística para cada actividad.
Recordar y coordinar citas y compromisos, garantizando la puntualidad y eficiencia en la gestión del tiempo.
Gestionar la documentación y procesos administrativos necesarios para el funcionamiento eficiente del programa.
Archivar documentos de manera organizada y segura, asegurando la confidencialidad de la información.
Colaborar en la gestión financiera del programa, asegurando el seguimiento presupuestario y la correcta administración de los recursos.
Procesar facturas, órdenes de compra y reembolsos, siguiendo los procedimientos financieros establecidos.
Actuar como punto de contacto para la coordinación con diversas partes interesadas, incluyendo autoridades locales, organizaciones comunitarias, y socios internacionales.
Facilitar la comunicación efectiva entre el equipo del proyecto y las partes interesadas externas.
Participar en actividades de capacitación y desarrollo profesional para mejorar las habilidades y competencias necesarias para el puesto.
Proveer orientación y capacitación básica a nuevos miembros del equipo administrativo.
Asegurar el cumplimiento de las normas y políticas del IRC, incluyendo la protección de beneficiarios, protección de menores, y la igualdad de género.
Adherirse a los estándares de conducta profesional y ética del IRC.
Coordinar la adquisición y distribución de suministros de oficina y otros materiales necesarios para el proyecto.
Gestionar la logística de transporte y alojamiento para el personal y visitantes del proyecto.
Apoyar en la recopilación de datos para la evaluación de las actividades del proyecto.
Contribuir al análisis y presentación de los resultados de monitoreo y evaluación.
Proponer mejoras a los procedimientos administrativos y operativos para aumentar la eficiencia y eficacia del proyecto.
Participar en reuniones de retroalimentación y planificación para identificar oportunidades de mejora.