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Key Responsibilities:

El /la asistente logistico/as y administrativo/a sera responsable de brindar una eficiente asistencia administrativa y logística, garantizando el cumplimiento de los proceso del proyecto, según lineamientos  y políticas organizacionales, para lograr eficiente coordinación de recursos.

Título del puesto: Asistente Logístico y Administrativo

Unidad Organizacional: Gerencia de proyecto ACNUR

División: Direccion del ministerio integrado

Puesto al que se reporta: Coordinador de Componente Comunitario

Base de Trabajo: Edificio Tuscania

No. de personas bajo su cargo: Ninguna

Fecha de revisión: 08 Abril de 2024

Grado HAY: 13

PROPÓSITO DEL PUESTO

Verbo/s Acción + Función + Guías + Resultado

Brindar una eficiente asistencia administrativa y logística, garantizando el cumplimiento de los proceso del proyecto, según lineamientos  y políticas organizacionales, para lograr eficiente coordinación de recursos.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

Verbo/s Acción Función + Resultado.

Haga una lista de declaraciones que describan los resultados finales de esta posición y su método para lograr los objetivos proyectados, así como la forma en que se revisan y se miden los resultados y el desempeño.  Cite las responsabilidades de rendición de cuentas más importantes. Procure hacerlo por procesos y ordenando de mayor a menor el porcentaje de tiempo

Gestionar los procesos administrativos  del proyecto, 40% :

-Apoyar el análisis de compras del mes consolidado y seguimiento de las mismas. (Requisiciones, en proceso, entregadas).

- Seguimiento al plan de compras a nivel presupuestario, operativo y logístico.

- Responsables de garantizar el cierre de los procesos de compras de la zona, hasta llegar a la generación de quedans de procesos de compras, operativos.

-  Recepción de bienes y servicios físicos en el sistema, así como garantizar su buen almacenamiento y distribución en tiempo.

Sistematización de la información del proyecto, 10%:

Coordinación con el equipo de monitoreo para la actualización de las diferentes matricesConsolidar la información administrativa, operativa y presupuestaria.Garantizar la información actualizada en las diferentes matrices o informes.Apoyar actividades logísticas y de coordinación de la Coordinación del proyecto

Implementar acciones logísticas del proyecto, 20% :

Relación estrecha con el asistente administrativoVelar por el cumplimiento de políticas administrativas y de activo fijo.Responsable de asegurar que la bodega cumpla con las condiciones de seguridad orden y limpieza, así como el registro actualizado de inventarios (cardex)Apoyar en la gestión de diferentes compras del proyecto y garantizar las entregas de compras operativas en el destino final.Coordinar con socios del proyecto, para la entrega de materiales de compras.Garantizar la entrega y recepción de insumos de compras

Garantizar el traslado del equipo personal técnico, 30% :

Responsable del mantenimiento logístico: para gestionar el mantenimiento de instalaciones de vehículos.Asegurar la movilidad del equipo y personal técnico realizando solicitudes de transporteGarantizar que no haya contratiempo en la movilización del equipo y personal técnicoEstar pendiente de la salida y entrada del equipo y personal técnicoApoyar en el traslado del equipo y personal técnico a las comunidades intervenidas Participar en coordinación con  el Equipo de Respuesta Rápida en situaciones de emergencia declaradas por la Oficina Nacional.Para integrarme con los roles y responsabilidades en las operaciones humanitarias a favor de la tierna protección de la NNAJ.  En situaciones de emergencia declaradas por la Oficina Nacional.Otras que sean designadas por su jefe inmediato, tomando en consideración su rol

PERFIL DE PUESTO

Objetivo de la posición:

Brindar una eficiente asistencia administrativa y logística, garantizando el cumplimiento de los procesos de soporte al Proyecto.

Funciones principales a desarrollar:

Apoyar en el proceso de gestiones administrativas.Coordinar los procesos de compras y logísticos con los diferentes socios del proyecto.Apoyo en la coordinación logística de recepción y entrega de compras, en toda la cadena del proceso.Soporte logístico en las actividades del proyecto  Garantizar un adecuado control interno conforme a los requerimientos del proyecto

Requisitos de la Plaza (Calificadores necesarios):

Formación Académica:

Graduado o egresado de Licenciatura en Administración de Empresas, Técnico con experiencia relevante o carreras afines.

Experiencia / Conocimiento Técnico:

Mínimo 3 años en cargos de Asistente Administrativo o/a Gerencias.Experiencia en la elaboración de reportes administrativos, en manejo y control de inventarios, en la organización logística de eventosManejo Avanzado de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint)Sólidos conocimientos del uso de la tecnología actual (Smartphone, Computadora, Internet)Manejo de Kardex u otros sistemas de control de inventario.Capacidad de organización.Poseer licencia Liviana de manejoManejo de pickup 4X4Habilidades de ComunicaciónCompromiso con los valores y causa de Visión Mundial (actúa en base a sus valores cristianos y humanitarios)Colaboración y AsocioOrientación a resultadosExcelente servicio al cliente

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only