Transdev Normandie cherche son futur Assistant de Direction (F/H) !

Vous souhaitez intégrer un environnement professionnel qui a du sens et qui contribue à un service d’utilité publique, saisissez l’opportunité de grandir dans un groupe à dimension internationale et de vous enrichir au travers de missions diverses et variées, propices à la montée en compétences et à l’épanouissement professionnel.

Si vous aimez que vos journées ne se ressemblent pas et que vous cherchez un poste au service des autres, ce poste est probablement fait pour vous et nous avons hâte de vous en dire plus !

 

Votre destination

Le poste est basé à Sotteville-Lès-Rouen, au sein de la Direction Régionale de Transdev Normandie qui rassemble 3700 collaborateurs sur l'ensemble du territoire normand. Le Comité de Direction est composé d'une dizaine de personnes.

Ce poste vous permettra d’allier l’assistanat de direction, la gestion de l’administration des appels d’offres et des missions annexes de communication interne voire externe. Vous pourrez prendre plaisir dans la réalisation de projets et d’évènements utiles au bon développement de la Région. Vous travaillerez avec un CODIR innovant et engagé, porté par l’enthousiasme d’un Directeur Général proactif.

Vous serez bercé par un environnement exigeant puisque nos clients sont des Autorités Organisatrices des transports (communautés de communes, intercommunalités,  la Région Normandie) et clients privés.

Votre mission

Secrétariat de Direction et assistance des membres du CODIR de la Direction Régionale :

Assurer le secrétariat de la Direction.
Être responsable de l’agenda, de l’organisation des déplacements, de l’assistance à la préparation des réunions et des comptes rendus, de la gestion du courrier, du classement et de l’archivage des dossiers.
Organiser des événements ponctuels d'entreprise avec 200 participants (séminaires, réunions, voyages, hôtels, etc.)
Être à l'écoute et alerte de tout risque ou signe de dysfonctionnement, faciliter les mises en relations et les coopérations et faire les filtrages nécessaires. Peut assurer le suivi de certains éléments budgétaires.
Être l'interlocuteur des prestataires externes pour l'organisation des missions, contrôles, audits, projets, appels d’offre etc.
Assurer directement certaines missions ou projets de nature administrative et participer à toute action d'amélioration de l'efficacité et de la productivité de la direction.
Participer à l’élaboration et la mise en œuvre de processus administratifs, fournir une assistance à l’utilisation des technologies, de l’information et de la communication.
Exécuter diverses missions administratives (mise à jour des listes de diffusion mails, suivi des notes de frais, commandes de fournitures et matériels, gérer les amendes et les réaffecter au bon conducteur, etc.).

Contribution aux appels d’offres :

 
Recueillir et mettre à jour les documents administratifs sur les différentes plateformes.
Télécharger les Dossiers de Consultation des Entreprises et transmettre aux directeurs les appels d’offres.
Contribuer aux réponses sur le volet administratif des appels d‘offres, et accompagner les réseaux en cours de contrat en mettant à jour les bases de données (gestion électronique des documents.)
Refaire les mises en page si nécessaire en relation avec les centres d’exploitation.
Rédiger des paragraphes de réponse technique à appel d’offres en lien avec les contributeurs.
Contrôler l’exhaustivité du dossier d’appel d’offres au regard du cahier des charges (CCAP, CCTP et RC).
Signer et déposer les offres sur les sites dédiés.

Processus de communication :

Faciliter la communication à tous les niveaux (auprès du directeur et/ou du comité de direction, au sein de groupes de travail ou comité de projets).
Organiser, produire et veiller à la bonne transmission de l’information auprès de son responsable hiérarchique, des personnes de l’entité, des interlocuteurs internes et externes.
Assurer l’intégrité de l’information et en faciliter l’accès.
Assurer la mise à jour des organigrammes et s’assurer de sa diffusion mensuelle.
Assurer l'organisation logistique des réunions de direction et/ou des comités, rassemble les informations, constituer à la demande des fonds de dossier, effectuer les recherches d'information requises.
Etablir CR, PV ou présentation PowerPoint de certaines instances ou pour certaines réunions du COPIL/ CODIR.
Assurer le suivi des échéances et faire les relances nécessaires.
Réaliser les compilations régionales à la suite des enquêtes de satisfaction du groupe. (Ex : TELL US).