Création de poste - CDD 6 à 9 mois dès que possible

Le métier Internet Des Objets (IDO) a pour objectif global de créer, développer et mettre en marché des objets connectés ou accompagnant la connectivité, ainsi que des objets de poche, alliant beauté du design, fonction technologique, qualité des matières et des savoir-faire.

Le métier IDO porte le développement de la collaboration entre Hermès et Apple, unis par un socle de valeurs communes et un attachement partagé à conjuguer l’esthétique et la fonction au cœur de leurs créations.

En tant qu’Assistant de Direction, vous aurez pour mission d’accompagner le Directeur Métier IDO dans ses activités quotidiennes dans un esprit de service et de proactivité vis-à-vis de l’ensemble de ses interlocuteurs, internes et externes, et dans le respect des valeurs promues au sein de la maison.

Assister le Directeur Métier, en étroite collaboration avec l’ensemble de son comité de direction et des membres des équipes, dans l’organisation de ses fonctions et dans tous les aspects administratifs du fonctionnement de la direction Métier. 

Le titulaire mène ses missions avec autonomie et responsabilité afin d’assurer une permanence de la direction et de l’activité au regard des interlocuteurs internes et externes. 

Missions principales :

Missions de secrétariat et d’assistanat du Directeur Métier 

Gestion de l’agenda et accompagnement à l’anticipation les différentes échéances Organisation des déplacements en France et à l’étranger (gestion de l’application Goelett, assurer les demandes de visas location de voiture, forfait téléphonie adapté…) Organisation et préparation de réunions (1to1, équipes, comités, …), réservation de salles et mise en place Rédaction, traduction et mise en page de notes officielles Accompagner l’équipe dans la mise en forme des présentations à destination du Groupe Gestion, mise à jour et diffusion du calendrier comportant toutes les échéances et le planning des équipes

Vie d’équipe

Contribution avec le comité de direction IDO à l’organisation des séminaires et autres événements/réunions liés à la vie de l’équipe Vérifier le tableau de suivi des mouvements (entrées/mobilités/sorties) afin d’anticiper et coordonner les procédures liées (gestions des accès réseaux, badges, commandes de cadeaux, …) Poste de travail : s’assurer que chaque nouveau collaborateur bénéficie le jour de son arrivée d’un poste de travail préparé (ordinateur, téléphone, bureau, compte Outlook…) Réceptionner et distribuer le courrier du département

Office Management

Veiller aux espaces de travail et aux besoins de mobiliers Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail/abonnements presse En lien avec les services généraux assurer les réaménagements des bureaux et un éventuel déménagement

Suivi administratif et budgétaire 

Suivi et validation du remboursement des notes de frais du Directeur Métier Édition et suivi des NDA Suivi budgétaire des frais de services, contrôle des imputations de dépenses dans MEO (outil interne de gestion des achats indirects), suivi des fournisseurs (bon de commande, signature contrats, suivi facturation, litiges…) ; contribuer au respect des procédures internes en lien avec le service Contrôle Interne (déclarations cadeaux,…)

 

Profil recherché :

Expérience significative en Assistanat de direction Discrétion et sens de la confidentialité Sens du service, adaptabilité et souplesse Gestion des priorités, respect des délais, rigueur et organisation Sens des initiatives, proactivité Sens de la convivialité, enthousiasme, dynamisme Qualités de communication orales et écrites  Curiosité, ouverture d'esprit  Appétence pour les outils informatiques Un anglais courant est nécessaire (parlé, écrit)