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Perform a variety of administrative and secretarial tasks to optimize the time management and performance of a manager. Tasks may involve acting as a first point of contact, dealing with correspondence and phone calls, managing diaries, organizing meetings and appointments, and controlling access to the manager.

Correspondencia

Prepara cartas, correos electrónicos, actas de reuniones e informes rutinarios para que sean aprobados por colegas más experimentado o un alto directivo.

Preparación de documentación

Prepara documentos moderadamente complejos utilizando una serie de aplicaciones informáticas tales como Microsoft Office. También es responsable de recabar y resumir datos para reportar.

Administración

Produce, actualiza y da soporte de mejores prácticas en una amplia gama de documentos de MS, bases de datos y otros sistemas departamentales para apoyar el trabajo de colegas más experimentados.

Organización de Reuniones / Eventos de Negocios

Programa citas, hace arreglos para reuniones y conferencias, y organiza planes de viaje siguiendo instrucciones para asegurar que colegas más experimentados o un ejecutivo senior hagan el mejor uso de su tiempo.

Recepción de Visitantes

Recibe visitantes y responde con precisión y prontitud a una amplia variedad de preguntas y problemas que se le plantean.

Compras

Da apoyo a otros realizando una serie de actividades de compras, siguiendo los procedimientos establecidos.

Programación y Asignación de Trabajo

Diseña su propia programación mensual y, si es necesario, asigna trabajo a otros para acelerar el flujo de trabajo de la oficina y garantizar que las tareas de alta prioridad se realicen.