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Titre du poste : Coordinateur Senior, Assistant Administratif

Pratt & Whitney Canada a été reconnue comme l'un des 20 meilleurs employeurs au Canada pour 2024 selon Forbes et cette liste nous a classé comme le meilleur employeur dans l'industrie de l'aérospatiale et de la défense au pays ! De plus, en 2024, notre siège social a été nommé comme l’un des meilleurs employeurs dans la région de Montréal, et nous avons également reçu la certification parité des genres en niveau Or décernée par l'organisation La Gouvernance au Féminin pour la sixième année de suite. Ensemble, ces distinctions confirment notre réputation d'employeur de choix dans la région de Montréal, au Canada et dans le monde. 

Pourquoi rejoindre l’équipe du bureau du président?

Pratt & Whitney est présentement à la recherche d’une  Coordonnatrice Administrative Senior pour soutenir le bureau du Président. Pour ce poste, vous avez besoin d’un minimum de 5 ans d’expérience de travail dans une grande entreprise, être bilingue, avoir un excellent travail d’équipe, de l’initiative et des compétences organisationnelles, et connaissance des derniers logiciels de productivité bureautique.

La gestion de l’agenda et du calendrier, la coordination proactive des révisions et des réunions régulières, la communication avec les clients pour gérer les réunions clés, le leadership des communications pour les deux cadres. Cela implique un haut degré d’autonomie, d’initiative et de communication au sein de l’organisation.

À quoi ressemblera votre quotidien ?

Gérer les activités quotidiennes et déterminer quelles sont les informations entrantes importantes, anticiper les besoins et aligner les priorités pour atteindre les objectifs

Préparer et coordonner le matériel nécessaire pour les réunions programmées

Préparer et assurer le suivi des notes de frais et autres documents (correspondances, rapports, mémos, etc.) dans le style et format requis.

Développez des outils et des documents de rapport pour soutenir les objectifs exécutifs en utilisant Microsoft Excel, Word, OneNote et PowerPoint comme outils principaux.

Rédiger la correspondance interne et externe en français et en anglais

Participer à la coordination des événements d’entreprise, les visites hors sites des dirigeants et d’autres projets spéciaux.

Gérer la logistique et la communication avec les associations professionnelles

Préparer la documentation requise pour les bons de commande

Maintenir et organiser les fichiers et les systèmes de classement

Travailler en étroite collaboration avec les autres adjointes administratives, dans un environnement qui favorise le respect, afin de partager la charge de travail et d’assurer le succès des activités spécifiques

Maintenir la confidentialité des informations financières, de rémunération et des relations avec les investisseurs de l’entreprise

Apporter un support à l'adjointe excutive et l'adjointe administrative du bureau du Président.

Le poste peut nécessiter un travail occasionnel en dehors des heures normales de travail

Le poste est un rôle qui requiert une présence sur place

Qu’est-ce qu’il vous faut pour réussir? 

Diplôme d’études collégiales avec un minimum de 5 ans d’expérience

Domaine d'études : Administration, Administration internationale,Administration/Commerce, Linguistique, Relations industrielles, Relations publiques, Ressources humaines, Secrétariat, Traduction, Autre

Expérience dans de grandes entreprises

Bilinguisme (Français et anglais écrit et parlé)

Excellente communication verbale et écrite

Adaptabilité et flexibilité

Bonnes compétences organisationnelles et initiative

Souci du détail, proactivité et haut degré d’attention portée à la qualité de l’exécution

Travail d’équipe et volonté d’acquérir de nouvelles compétences

Digne de confiance et capable de gérer des portefeuilles confidentiels

Haut niveau de connaissance des produits Microsoft Office, y compris Excel, Word, OneNote et PowerPoint.

La connaissance des fonctions Power BI et Excel Advanced ou d’autres outils d’analyse de données serait hautement préférable

Ce poste s’inscrit dans un milieu de travail francophone, néanmoins il nécessite une très bonne connaissance de l’anglais pour lire et comprendre, sur une base quotidienne, de la documentation et des termes techniques qui peuvent émaner d’organisations internationales, ainsi que pour écrire et communiquer en anglais avec des clients, des fournisseurs ou des collègues internationaux.

Ce que nous offrons

Programme de congé à rémunération différée

Garderie pour jeunes enfants

Programmes d’avancement professionnel et de scolarisation

Horaires flexibles

Programmes et formations sur le leadership

Gamme d’avantages sociaux, régime d’épargne et régime de retraite

Programme d’aide de financement pour les congés parentaux

Programme de reconnaissance et de récompense

Notre engagement envers la diversité, l’équité et l’inclusion
 

Le générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte. P&WC souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et est déterminé à encourager la diversité et l’inclusion. Nous sommes heureux d’étudier la demande d’emploi de tous les candidats qualifiés, sans égard à leur race, couleur, religion, orientation sexuelle, genre, nationalité d’origine, âge, handicap, statut d’ancien combattant ou tout autre statut protégé par la loi.

À Pratt & Whitney, nous travaillons avec un cœur d’explorateur et un acharnement de perfectionniste à concevoir, fabriquer et entretenir les moteurs d’avion les plus avancés et les plus fiables au monde. Nous le faisons à travers un portefeuille diversifié – composé de moteurs commerciaux et militaires ainsi que de moteurs destinés à l'aviation d'affaires, générale et régionale, et aux hélicoptères. Nous croyons que notre travail est une façon de rendre les possibilités réelles pour nos clients.

À Pratt & Whitney, la différence que vous faites est visible chaque jour. Il suffit de lever les yeux. Êtes-vous prêt à vous dépasser ?
 

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Job Title: Senior Coordinator, Administrative Assistant

Pratt & Whitney Canada has been recognized as one of the top 20 on Forbes’ Canada’s Best Employers for 2024, a list that also ranked us as the best Canadian employer in the aerospace and defense industry! Additionally in 2024, our headquarters were ranked as one of the top employers in the Montreal region, and we received the Gold Gender Level Parity Certification by the Women in Governance organization for the sixth consecutive year. Together, these honours reinforce our reputation as a leading employer of choice in the Montreal area, within Canada, and globally.

Why join the president's office team?

Pratt & Whitney Canada is looking for a Senior Administrative Coordinator to support the President’s Office based on the south shore of Montreal. This role will be responsible for a variety of tasks requiring a high degree of independence of mind, judgment, discretion and confidentiality. 

What your day to day will look like?

Manage daily activities and determine important matters regarding the incoming information, anticipating needs and aligning priorities to meet goals.

Prepare and coordinate necessary materials for scheduled meetings

Prepare and consolidate expense reports, other financial documents and prepare all types of documents (correspondence, reports, memos, etc.) in the required styles and formats.

Develop tools and reporting documents to support the executive objectives using Microsoft Excel, Word, OneNote and PowerPoint as prime tools.  

Write internal and external correspondence in both French and English.

Participate in the coordination of corporate events, executive offsites, and other special projects.

Manage the logistics and communication for professional associations.

Prepare the required documentation for purchase orders.

Maintain and organize files and filing systems.

Work in close collaboration with other Administrative Assistants, in relationships that promote mutual respect; in order to share the workload and ensure the responsibility of organizing specific activities.

Maintain confidentiality regarding company financial, compensation, and investor relations information

Support the President's Office Executive Assistant & Administrative Assistant.

The position may require occasional working outside of standard working hours

The position is an onsite role

What do you need to be successful? 

College degree with a minimum of five 5 years of experience

Field of studies: Administration, International Administration, Administration/Commerce, Linguistics, Industrial Relations, Public Relations, Human Resources, Secretarial, Translation, Other

Experience in large companies

Bilingualism (French and English written and spoken)

Excellent verbal and written communication

Adaptability and flexibility

Good organizational skills and initiative

Attention to detail, proactiveness and high degree of focus on quality of execution

Teamwork and willingness to learn new skills

Trustworthy and able to manage confidential portfolios

High level of knowledge of Microsoft Office products including Excel, Word, OneNote and PowerPoint.

Knowledge of Power BI and Excel Advanced functions or other data analytics tools would be highly preferred.

This position is part of a French-speaking work environment, it requires a very good knowledge of English to read and understand, on a daily basis, documentation and technical terms that may emanate from international organizations, as well as to write and communicate in English with customers, suppliers or international colleagues.

What do we offer?

Pension and savings plan with employer contributions

Group insurance program

Opportunities for advancement (career progression) 

Merit or recognition program

Health and wellness program, including virtual health care

Recreational and sports club

Nearby daycares

Transportation accessibility or public transit program and free parking

Our commitment to Diversity, Equity & Inclusion 
 

The masculine pronoun is used without discrimination and solely for the purpose of making the text easier to read. P&WC is an equal opportunity employer, seeking to promote diversity and inclusion. We will consider applications from all qualified candidates, regardless of their race, color, religion, sexual orientation, gender, nationality, age, disability, veteran status or any other status protected by law.
 

At Pratt & Whitney, we work with an explorer’s heart and a perfectionist’s grit to design, build, and service the world’s most advanced and unrelenting aircraft engines. We do this across a diverse portfolio – including Commercial Engines, Military Engines, Business Aviation, General Aviation, Regional Aviation, and Helicopter Aviation. We believe our work is a way of making possibilities real for our customers. 
 

At Pratt & Whitney, the difference you make is on display every day. Just look up. Are you ready to go beyond? 
 

RTX adheres to the principles of equal employment. All qualified applications will be given careful consideration without regard to ethnicity, color, religion, gender, sexual orientation or identity, national origin, disability, protected veteran status or any other characteristic protected by law.

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