About Four Seasons:

Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return. Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart. We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture.         

At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves. Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime. It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us.

About the location:

The vibrant new centrepiece of the city's Golden Square Mile. Chic and sleekly modern, Four Seasons Hotel Montreal forms the vibrant new epicentre of the Golden Square Mile. Dine at our stellar restaurants and shop at the luxurious Holt Renfrew Ogilvy. In this world capital of style and culture, Four Seasons savoir faire helps shine a fresh light on the city.

Coordonnateur(trice) des ventes et réservations  

 

Division : Ventes et Marketing 

Département : Ventes  

Se rapporte à : Directeur des ventes  

 

* En raison des lois locales, nous considérerons prioritairement les candidats ayant l’autorisation de travailler au Canada, et s’exprimant parfaitement en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit. 
 

 

L’hôtel Four Seasons Montréal recherche une personne qui partage notre passion pour l’excellence et qui cherche à créer une expérience mémorable chez nos employés et nos invités. Nous recherchons une personne possédant une grande éthique de travail, une grande intégrité, un souci de la qualité, une sensibilité aux différences culturelles et un penchant pour le service à la clientèle. 

 

Sommaire du poste 

 

Le rôle du coordonnateur(rice) des ventes et réservations est avant tout d’assister l’équipe commerciale dans les tâches administratives notamment en entrant les réservations reçues par l’équipe dans Opera en accord avec les standards de l’hôtel et avec les instructions des gérants des ventes. 

Le/La coordonnateur(rice) sera responsable de vendre les services de l’hôtel et de renseigner les invités potentiels. Saisir les ventes provenant des appels entrants et coordonner les détails de chaque réservation pour s’assurer de satisfaire le client. 

Responsabilités principales  

Support aux ventes et communication client 

Assurer une coordination efficace entre l'équipe des réservations, la réception, la finance et les autres départements concernant les préférences des clients, les demandes spéciales, les mises à jour et modifications liées aux groupes, programmes ou réservations individuelles dans le département des ventes et du marketing. 

Participer aux efforts de vente et de marketing en répondant aux demandes générales et aux requêtes des clients par e-mail et téléphone. 

Gérer les demandes entrantes et les diriger vers les départements ou destinataires appropriés. 

Soutenir l'équipe des ventes et du marketing, y compris la gestion des contrats, la coordination de la facturation et le suivi des paiements. 

Traiter les demandes de réservations du département des ventes et marketing ainsi que les demandes du marché de l’agrément et du marché corporatif. 

Communiquer régulièrement avec les clients, les gestionnaires de l'hôtel, les employés et le bureau central pour assurer une communication fluide et un service de qualité. 

Gérer les demandes de matériel promotionnel et d'images de l'établissement, en garantissant des réponses rapides et précises. 

Maintenir les bases de données des prospects, des entreprises, des contacts, des activités commerciales et des suivis dans Salesforce.com. 

Planifier et coordonner les rendez-vous de l'équipe des ventes et du marketing. 

Soutenir la coordination des événements clients en collaboration avec l'équipe des ventes et du marketing. 

Mettre à jour les présentations clients avec des informations actuelles sur l'hôtel et le marché. 

Télécharger et actualiser les présentations de vente mondiales et les modèles de révision de comptes à partir des outils partagés. 

 

Gestion des réservations et communication avec les invités 

Enregistrer les ventes provenant des appels de réservation entrants, en assurant des informations exactes et la finalisation des formulaires de réservation internes. 

Répondre dans les délais standards à toutes les demandes de réservations acheminées. 

S’assurer que toutes les réservations sont effectuées selon les standards des marchés spécifiques et contiennent toutes les informations pertinentes. 

Traiter toutes les interactions avec les clients (e-mail, téléphone, communication électronique) avec professionnalisme, en répondant aux demandes spéciales autant que possible. 

Fournir des informations sur les services et installations de l'hôtel, Internet haut débit, services de téléphonie et fax, et itinéraires. 

Gérer les demandes spéciales pour les programmes/ réservations de ventes et marketing. 

Contacter les clients corporatifs ou agents de voyage Preferred Partners pour clarifier les préférences ou demandes avant l'arrivée. 

Communiquer les plaintes ou demandes spéciales des invités au manager du marché, en assurant des résolutions rapides.   

Coordonner avec le CIS Leader pour s'assurer que les heures d'arrivée des VIP sont bien communiquées et gérées. 

 

Rapports et maintenance du système 

Gérer les comptes Golden Sales & Catering, y compris les suivis, la création et la mise à jour des réservations, ainsi que la maintenance du système. 

Préparer les rapports hebdomadaires/mensuels, y compris les prévisions, les rapports de vente, l’occupation des salles, la disponibilité et les listes de comptes. 

Générer et rédiger des rapports Golden Sales & Catering pour les besoins de restauration et de groupes, y compris les envois et suivis. 

Mettre à jour les systèmes Golden Sales & Catering selon les instructions, y compris les contrats, menus et maintenance des BEO (Banquet Event Order). 

Rédiger et distribuer des correspondances écrites précises (lettres, contrats, rapports, e-mails) en utilisant MS Word, Golden Sales & Catering et Outlook. 

 

Administration et support bureautique 

Maintenir à jour les listes de contacts des ventes pour tous les hôtels. 

Gérer les appels téléphoniques et le courrier entrant/sortant. 

Commander les fournitures de bureau et gérer l'inventaire. 

Traiter les factures, notes de frais et rapports des directeurs de comptes et des cadres supérieurs. 

Mettre à jour et maintenir le calendrier du bureau en planifiant réunions, événements et rendez-vous. 

Coordonner et commander les cadeaux pour les clients à des occasions spéciales ou événements. 

Fournir un support informatique et résoudre les problèmes techniques au besoin. 

Produire les rapports quotidiens du département, y compris les rapports opérationnels pour les ventes et le marketing. 

Veiller à la conformité avec les normes de Four Seasons en matière de ventes, marketing et service client, en maintenant des relations professionnelles et harmonieuses avec toutes les équipes. 

 

Autres responsabilités 

Effectuer des tâches ou projets supplémentaires assignés par la direction de l’hôtel. 

La culture du département des Ventes et du Marketing est dynamique, rapide et réactive aux priorités commerciales. 

 

Qualifications et compétences souhaitées 

 

Pouvoir communiquer parfaitement en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit ; 

Avoir une bonne résistance au stress et le gérer de manière positive et efficace ; 

Être à l’aise dans un environnement à cadence rapide ; 

Faire preuve d’un très bon esprit d’équipe ; 

Intérêt et aptitude à offrir un service hors pair à nos clients internes, externes et nos fournisseurs ;  

Avoir une excellente présentation, une bonne élocution, en français et en anglais, et de bonnes compétences relationnelles pour correspondre aux attentes d’une clientèle haut de gamme ; 

Maintenir un aspect professionnel et se conduire de façon mature et avec intégrité en tout temps, incluant les représentations à l’extérieur de l’hôtel ; 

Attention au détail et capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement dynamique ; 

Être organisé, méticuleux et débrouillard ; 

Faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative ; 

Bonnes compétences informatiques, y compris une connaissance pratique de MS Word, Excel, Publisher et Power Point, et des systèmes Opera et Delphi ; 

Expérience antérieure de 2 à 3 ans dans un poste similaire ; 

Diplôme collégial en gestion hôtelière, en administration ou domaine connexe. 

 

Avantages pour vous   

      

Couverture maladie complémentaire (soins dentaires, vision, assurance-vie, RMT, médicaments sur ordonnance, etc.) après la période probatoire ; 

Réductions au restaurant MARCUS et à notre spa 5 étoiles ;       

Journées et événements de reconnaissance du thème des employés - Employé du mois ;  

célébrations des années de service, événements d'anniversaire, etc.       

Repas gratuit par quart de travail dans la salle à manger de nos employés (Café 1440) ;       

Plan de retraite avec contribution de l’employeur ;       

Congés payés, jours de vacances et 2 jours fériés flottants supplémentaires par an ;       

Excellent programme de formation et de développement ;       

Programme de voyage des employés, y compris les séjours gratuits au Four Seasons dans le monde (selon la durée du service et sous réserve de disponibilité). 

Et plus!   

 

La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients. 

 

Notre organisation est un employeur sensibilisé envers l’équité professionnelle et qui s'engage à recruter une main-d'œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. L’usage du masculin n’est utilisé qu’aux fins d’alléger le texte. Nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l'appartenance ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du handicap ou de toute autre base protégée par les lois provinciales ou fédérales. 

 

 

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Sales & Reservations Coordinator  

 

Division: Sales and Marketing 

Department: Sales  

Related to: Director of Sales  

 

Due to local laws, we will consider candidates who are authorized to work in Canada and are fluent in English and French, both spoken and written. 

 

The Four Seasons Hotel Montreal is looking for someone who shares our passion for excellence and seeks to create a memorable experience for our employees and guests. We are looking for a person who has a strong work ethic, a high level of integrity, a concern for quality, a cultural sensitivity and a sense of customer service. 

 

Job Summary   

 

The role of the Sales & Reservations Coordinator is above all to assist the sales team in administrative tasks, notably by entering the reservations received by the team in Opera in accordance with the hotel standards and with the instructions of the sales managers.  

The Sales and Reservations Coordinator will be responsible for selling the hotel and providing information to prospective guests.  To capture sales from the incoming calls and coordinate details of each reservation to ensure the guest’s satisfaction. 

 

Core Responsibilities 

Sales Support and Client Communication 

Ensure effective coordination between the Reservations Team, Front Office Team, Finance Team, and other departments regarding guest preferences, special requests, updates, and modifications related to incoming or potential groups, programs, and individual bookings within the Sales and Marketing department. 

Assist with Sales and Marketing efforts, responding to general inquiries and client requests via email and telephone. 

Field incoming inquiries and direct them to the appropriate department or recipient. 

Provide support to the Sales and Marketing team as necessary, including contract turnovers, merging contracts, billing and invoice coordination, and follow-up. 

Process reservation requests from the sales and marketing department as well as requests from the leisure market and the corporate market. 

Regularly communicate with clients, hotel managers, employees, and the Corporate Office to ensure seamless communication and service delivery. 

Handle property collateral and image requests, ensuring timely and accurate responses. 

Maintain databases of leads, companies, contacts, sales activities, and traces in Salesforce.com. 

Assist with scheduling and coordinating sales appointments for the Sales and Marketing team. 

Support customer event coordination in collaboration with the Sales and Marketing team. 

Maintain and update client presentations with current property and market information. 

Download and update global sales presentations and account review templates from shared tools. 

 

Reservation Management and Guest Communication 

Capture sales from incoming reservation calls, ensuring accurate booking details and completion of internal reservation forms. 

Respond within standard deadlines to all reservation requests sent. 

Ensure that all reservations are made according to specific market standards and contain all relevant information. 

Handle all guest interactions (email, telephone, and electronic communication) with professionalism, accommodating special requests whenever possible. 

Provide guests with information about hotel services, facilities, high-speed Internet, telephone, facsimile services, and directions. 

Track and manage special requests for sales and marketing programs/reservations. 

Contact corporate clients or Preferred Partners travel agents to clarify preferences or requests prior to arrival. 

Communicate complaints or special requests from guests to the market manager, ensuring prompt resolutions. 

Monitor and follow up on Front Desk reservations, address recurring issues, and communicate special attention needs (e.g., VIP guests). 

 

Reporting and System Maintenance 

Maintain Golden Sales & Catering accounts, including updating traces, creating and updating bookings, and system maintenance. 

Complete weekly/monthly reports, including forecasts, sales reports, function room occupancy, availability reports, and account lists. 

Run and write Golden Sales & Catering reports for catering and group needs, including mailings and follow-ups. 

Run monthly reports associated with Corporate Month-End and complete the month-end tracking spreadsheets. 

Perform updates in Golden Sales & Catering systems as instructed, including contract updates, menu input, and BEO (Banquet Event Order) training/maintenance. 

Write and distribute accurate written correspondence including letters, contracts, reports, and emails using MS Word, Golden Sales & Catering, and Outlook. 

 

Administration and Office Support 

Ensure that sales contact lists for all hotels are kept up to date. 

Provide main telephone coverage for the office and handle incoming and outgoing mail. 

Order office supplies and manage inventory. 

Process bills, invoices, and expense reports for Account Directors and senior managers. 

Update and maintain the office calendar by scheduling meetings, events, and appointments. 

Coordinate and order client gifts for special occasions or events. 

Provide IT support and troubleshoot office systems as needed. 

Run daily departmental reports, including operational reports for Sales & Marketing. 

Ensure compliance with Four Seasons’ standards for sales, marketing, and customer service, maintaining a professional and harmonious working relationship with all teams. 

 

Other Responsibilities 

Perform additional tasks or projects as assigned by hotel management. 

 

 

Qualifications and Skills Desired  

 

Have excellent presentation skills and are able to speak fluently in French and English 

Good relational skills to match the expectations of high-end clientele.  

Have good resistance to stress and manage it in a positive and effective way; 

Be comfortable in a fast-paced environment 

Be a very good team player; 

Interest and ability to provide outstanding service to our internal, external and supplier customers;  

Maintain a professional look and conduct yourself in a mature manner and with integrity at all times, including performances outside the hotel; 

Attention to detail and the ability to perform multiple tasks in a dynamic environment; 

Be organized, creative, meticulous and resourceful; 

Excellent computer skills, including practical knowledge of MS Word, Excel, Publisher and Power Point, and Opera and Golden Sales & Catering systems; 

Previous experience of 2 to 3 years in a similar position; 

College degree in hotel management, administration or related fields. 

  

What's in it for you?        

 

Extended Health Coverage (dental, vision, life insurance, RMT, prescription drugs, etc) after probationary period;       

Discounts at MARCUS Restaurant and our 5- Star Spa;       

Employee theme recognition days and events- Employee of the month, Years of service celebrations, birthday events, etc… ;    

Complimentary meal per shift in our employee dining room (Café 1440) ;       

Retirement plan with employer contribution;       

Paid time off vacation days and 2 additional floating holidays per year;       

Excellent training and development program;       

Employee Travel Program, including complimentary stays at Four Seasons globally (by length of service and subject to availability).      

And more! 

  

The list of tasks specified above is not exhaustive, the function will require a constant adaptation to situations of high activity and specific management of customer relations.  

  

*Our organization is an equal opportunity employer committed to hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive culture. We do not discriminate on the basis of gender, ethnicity, religion, sexual orientation, age, disability or any other basis protected under provincial or federal laws.