Coordinar los requisitos de documentación entre el personal de la empresa, los contratistas y el cliente. Asegurarse de que los archivos de documentos se mantengan correctamente. Llevar log de cartas y documentos.
• Supervisar las operaciones de impresión y fotocopiado, incluido el trabajo de los empleados y las máquinas.
• Asignar el índice de archivo adecuado a todos los documentos entrantes y salientes. Asegurarse de que todos los documentos controlados sean precisos e íntegros.
• Cumplir con los estándares y los procedimientos de trabajo de la empresa. Realizar auditorías e inspecciones al proyecto para garantizar que las actividades de control de documentos se realicen de manera correcta, eficiente y económica.
• Realizar tareas adicionales según las instrucciones del supervisor.
• Procesar la información vendor para uso interno y de contratistas.
• Copiar, escanear y guardar documentos
• Comprobar la exactitud de documentos, como contratos, y corregirlos
• Revisar y actualizar documentos, (p. ej., manuales y flujos de trabajo)
• Distribuir copias relacionadas con el proyecto para equipos internos y contratistas.
• Archivar documentos en registros físicos y digitales.
• Gestionar el flujo de la documentación dentro del proyecto tanto internos como con contratistas
• Mantener la confidencialidad en torno a información sensible y términos acordados