Excellent opportunity for an Executive Assistant to join one of the largest Aerospace companies in Montreal! Description + Gérer l'agenda du vice-président, y compris les déplacements du vice-président et de l'équipe de direction. + Prioriser et gérer les activités quotidiennes, les informations entrantes et le calendrier des réunions. + Évaluer et améliorer les processus de gouvernance au sein du service Qualité, en apportant une approche concrète au soutien des équipes d'Olivier. + Préparer le matériel et coordonner la logistique des réunions. + Trier les présentations PowerPoint et corriger les éléments nécessaires. + Créer des organigrammes lors de changements internes. + Soutenir les projets liés à la Qualité et créer des présentations. + Assurer la liaison entre le vice-président Qualité, la haute direction et les organisations externes. + Préparer et consolider les notes de frais et les documents financiers. + Rédiger et mettre en forme la correspondance, les rapports et les notes de service. + Tenir à jour les organigrammes. + Gérer le courrier entrant et sortant. + Rédiger les communications internes et externes en français et en anglais. + Gérer les tâches budgétaires et participer à des projets spéciaux, des événements sociaux et des activités de reconnaissance. Compétences et qualifications supplémentaires + Diplôme collégial ou universitaire – pertinent en administration + Capacité à gérer plusieurs mandats en continu. + Au moins 7 ans d'expérience pertinente. + Bilingue : Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais. + Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Excellentes compétences informatiques. + Excellentes compétences interpersonnelles. Description + Manage the VP's schedule, including travel arrangements for the VP and leadership team. + Prioritize and manage daily activities, incoming information, and meeting schedules. + Assess and improve governance processes within the Quality department - taking a bit of a hands on approach in supporting Olivier's teams. + Prepare materials and coordinate logistics for meetings. + Sort through powerpoint presentations correcting what is needed. + Creating organizational charts during any internal changes + Support Quality-related projects and create presentations. + Serve as liaison between the VP of Quality, senior management, and external organizations. + Prepare and consolidate expense reports and financial documents. + Draft and format correspondence, reports, and memos. + Maintain and update organizational charts. + Handle incoming and outgoing mail. + Write internal and external communications in both French and English. + Manage budget-related tasks and participate in special projects, social events, and recognition activities. Additional Skills & Qualifications + College or university degree - Admin relevant + Ability to handle multiple ongoing mandates. + Minimum of 7 years of relevant experience. + Bilingual: Excellent spoken and written communication skills in French and English. + Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Must be tech savvy + Strong interpersonal skills Please do not hesitate to contact me directly with inquiries at varusingh(@)astoncarter.com Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 / Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 Pay and Benefits The pay range for this position is $75000.00 - $90000.00/yr. Workplace Type This is a hybrid position in Dorval,QC. À propos d'Aston Carter: Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, la chaîne d’approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l'industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté le double diamant ClearlyRated Best of Staffing® pour notre service aux clients et aux talents. Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi. Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com (%20astoncarteraccommodation@astoncarter.com) pour connaître d’autres options d’accommodement. Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec) Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec) About Aston Carter: Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® double diamond winner for both client and talent service. The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law. If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com (%20astoncarteraccommodation@astoncarter.com) for other accommodation options. Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec) Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)