Imperial Tobacco Canada is evolving at pace - truly like no other organization.
We have a clear purpose to build A Better Tomorrow™ by reducing the health impact of our business. Among other things, this entails our commitment to providing adult consumers with a wide range of enjoyable and less risky* products. Modern Oral nicotine products play a key part in this mission. To achieve the ambition, we have set for ourselves, we are looking for colleagues who are ready to live our ethos every day. Come be a part of this journey!
* Based on the weight of evidence and assuming a complete switch from cigarette smoking. These products are not risk free and are addictive.
WE ARE LOOKING FOR AN EXECUTIVE ASSISTANT / FLEET COORINATOR.
SENIORITY LEVEL: G33
FUNCTION : Commercial Marketing
LOCATION : Montréal,Canada
ROLE POSITIONING AND OBJECTIVES
The Executive Assistant/Fleet Coordinator role will be responsible to provide daily support and assistance to the VP Sales & Trade Marketing to enable efficient operation of the function. The incumbent will be required to adopt a high level of professionalism and positive attitude in the daily interactions with different stakeholders cross functionally. The incumbent will also work closely with the EHS/ESG team with regards to the smooth coordination of activities involving the fleet management.
Reports to: Vice President – Sales & Trade Marketing.
WHAT YOU WILL BE ACCOUNTABLE FOR
Administrative Support: Manage the VP's daily calendar, emails, expenses, and travel arrangements. Perform general administrative duties and act as a backup for other Executive Assistants.Vendor and Budget Management: Handle vendor processes, manage purchase orders and invoices, and track budget spending. Ensure compliance with vendor procedures and policies.Event and Logistics Coordination: Organize internal and external meetings, travel bookings, and client entertainment events.Fleet Management: Oversee fleet governance, manage supplier relationships, and ensure compliance with fleet policies. Generate reports on vehicle performance and manage driver safety scorecards.ESSENTIAL EXPERIENCE, SKILLS, AND KNOWLEDGE
Education / Qualifications / Certifications Required
Higher Secondary Studies and working towards a certificate in secretarial or administrative duties.Experience Required
Minimum of 2 years in a secretarial or administrative support role in a dynamic business environment.The role is based at our head office, and interested candidates must be willing to relocate to Montréal.Technical / Functional / Leadership Skills Required
Proficiency with MS Office, with advanced knowledge of Excel and intermediate knowledge in PowerPoint and word and SAP.Ability to effectively plan, organize and prioritize as well as strong problem solving skills.Strong interpersonal skills, and the ability to work in a dynamic, fast paced team environment.Excellent communication skills both written and verbal in French and English.BENEFICIAL
Understanding of BAT’s Transformation Strategy and key corporate objectives.A detailed knowledge of BAT functions, policies and processes.ABOUT OUR ORGANIZATION
Imperial Tobacco Canada is Canada's leading tobacco and vaping products Company and is part of the world's most international tobacco group: BAT. BAT is a global multi-category consumer goods business, operating in over 180 markets. Our vision is to build A Better Tomorrow by reducing the health impact of our business through offering a greater choice of enjoyable and less risky products for our consumers. Our strong foundations, together with our capacity for brand-new innovation, are a platform for us to build more sustainable products for our consumers, and a more sustainable business for our colleagues, shareholders, and communities.
WHY JOIN US
We’re redefining an industry while going through our own digital transformation, using innovation to keep our portfolio of products at the brand-new. To keep up with this change, we have the most ambitious, courageous, and resilient people in the industry taking on new challenges and driving us forward. We employ close to 500 people coast to coast, originating from 47 countries, and have built a high-performance culture that promotes our values Truly inclusive, Do the right thing, Love our consumer, Passion to win, Empowered through trust, Stronger together, and which is committed to delivering a better tomorrow.
We have always been committed to recruiting, developing, and retaining the very best people in our business functions. As a member of our team, you’ll join an outstanding workplace, collaborating across borders with colleagues from multiple fields to evolve our business in one of the most dynamic phases of our history.
OUR OFFER
Our Company succeeds when our people thrive. So, we believe benefits should do more than enhance your career, they should enhance your life. Because the growth and well-being of our people are essential, we offer rich compensation, benefits, services, and development programs to help employees maintain and improve their health, wellness, and work/life balance. Our approach considers your total well-being to support not only the professional part of your life, but the physical, emotional, social, and financial parts too.
Some of the outstanding benefits we offer include:
Competitive salary and bonus incentives.Brand-new digital tools, and Company paid iPhone.Pension Contribution DCPP – employer contributes up to 11% of base salary.100% employer paid flexible medical & dental benefits – disability & life insurance coverage.Free 24/7 Virtual Healthcare for all employees and their dependents.Generous vacation time, in addition to our 13 Company holidays.On-site medical center.On-site free parking.On-site CPE day-care.Top-up to 100% of salary provided to all parents for up to 18 weeks.Robust training and professional development programs, including global digitally enabled learning.Career support - we’ll give you the platform to accelerate your learning, become the best person you can be and achieve your career ambitions.At Imperial Tobacco Canada, the future of work is about flexibility. We empower our employees to balance their schedules to what suits them the most and how they are most productive. We work with a hybrid workforce model where we view working from home up to 50% of the time as the new standard.
BELONGING, ACHIEVING, TOGETHER
Collaboration, diversity and teamwork underpin everything we do here at Imperial Tobacco Canada. We know that collaborating with colleagues from different backgrounds is what makes us stronger and best prepared to meet our business goals. Come bring your difference!
Knowledge of English is required because the role deals with customers and suppliers elsewhere in Canada and around the world.
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FRENCH
Imperial Tobacco Canada progresse à bon rythme comme aucune autre organisation ne le fait.
Nous avons pour objectif clair de construire Un meilleur avenir™ en réduisant l'impact de nos activités sur la santé. Cela implique notamment notre engagement à fournir aux consommateurs adultes une large gamme de produits agréables et moins risqués*. Les produits nicotinique oral jouent un rôle clé dans cette mission.
* Basé sur le poids des preuves et dans l'hypothèse d'un abandon complet de la cigarette. Ces produits ne sont pas sans risque et créent une dépendance.
NOUS SOMMES À LA RECHERCHE D’UN(E) ASSISTANT(E) EXÉCUTIF(VE) / COORDINATEUR(RICE) DE FLOTTE.
NIVEAU D’ANCIENNETÉ : G33
SERVICE :Marketing commercial
LOCATION : Montréal, Canada
POSITIONNEMENT DU POSTE ET OBJECTIFS
Le rôle d'assistant(e) exécutif(ve)/coordonnateur(rice) de flotte sera responsable de fournir un soutien et une assistance quotidien au vice-président des ventes et du marketing commercial afin de permettre le fonctionnement efficace de la fonction. Le titulaire devra adopter un niveau élevé de professionnalisme et une attitude positive dans les interactions quotidiennes avec différentes parties prenantes interfonctionnelles. Le titulaire travaillera également en étroite collaboration avec l'équipe EHS/ESG en ce qui concerne la bonne coordination des activités impliquant la gestion de la flotte.
Ce poste relève du : Vice-président - Ventes et marketing commercial.
VOS RESPONSABILITÉS
Soutien administratif : gérer le calendrier quotidien du vice-président, les courriels, les dépenses et les préparatifs de voyage. Effectuer des tâches administratives générales et servir de remplaçant aux autres assistants exécutifs.Gestion des fournisseurs et le budget: gérer les processus des fournisseurs, gérer les bons de commande et les factures et suivre les dépenses budgétaires. Assurer le respect des procédures et des politiques des fournisseurs.Coordination des événements et de la logistique: organiser des réunions internes et externes, des réservations de voyages et des événements de divertissement pour les clients.Gestion de flotte : superviser la gouvernance de la flotte, gérer les relations avec les fournisseurs et assurer le respect des politiques de la flotte. Générer des rapports sur les performances des véhicules et gérer les fiches de pointage de sécurité des conducteurs.EXPÉRIENCE, APTITUDES, ET COMPÉTENCES ESSENTIELLES
Formation / Qualifications / Certifications requises
Études secondaires supérieures et certificat en secrétariat ou en tâches administratives.Expérience requise
Minimum de 2 ans dans un rôle de secrétariat ou de soutien administratif dans un environnement commercial dynamique.Capacité à apprendre rapidement et à gérer plusieurs priorités.Le poste est basé à notre siège social et les candidats intéressés doivent être prêts à déménager à Montréal.Compétences techniques / fonctionnelles / de leadership requises
Maîtrise de MS Office, avec une connaissance avancée d'Excel et des connaissances intermédiaires de PowerPoint et Word et SAP.Capacité à planifier, organiser et prioriser efficacement ainsi qu'à de solides compétences en résolution de problèmes.Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler dans un environnement d'équipe dynamique et rapide.Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.BÉNÉFIQUE
Compréhension de la stratégie transformation de BAT et des principaux objectifs de l'entreprise.Une connaissance détaillée des fonctions, politiques et processus de BAT.À PROPOS DE NOTRE ORGANISATION
Imperial Tobacco Canada est la principale entreprise de tabac au Canada et elle fait partie du plus important groupe de produits de tabac au monde : BAT. BAT fait partie d’une entreprise internationale de biens de consommation multi catégories qui exerce ses activités dans plus de 180 marchés. Notre vision consiste à façonner un meilleur avenir en atténuant les répercussions sur la santé de notre entreprise grâce à un plus grand choix de produits agréables et moins dangereux à nos consommateurs. Nos assises solides, ainsi que notre capacité à offrir de l’innovation de pointe, nous permettent de créer des produits plus durables pour nos consommateurs, et une entreprise durable pour nos collègues, nos actionnaires et nos communautés.
POURQUOI SE JOINDRE À NOUS?
Nous redéfinissons une industrie tout en passant au travers de notre propre transformation numérique, en utilisant l’innovation pour maintenir notre portefeuille de produits à la fine pointe de la technologie. Pour répondre à ce changement, nous avons les employés les plus ambitieux, courageux et résilients de l’industrie qui acceptent de nouveaux défis et nous poussent à aller de l’avant. Nous embauchons près de 500 personnes d’un océan à l’autre, lesquelles sont originaires de 47 pays, et nous avons développé une culture de performances élevées qui favorise nos valeurs Véritablement inclusif, Faire ce qu'il faut, Aimer nos consommateurs, La passion de gagner, La confiance nous donne les moyens d'agir, Plus forts ensemble, et qui est déterminée à offrir un avenir meilleur.
Nous nous sommes toujours engagés à recruter, à perfectionner et à maintenir en poste les meilleurs employés dans nos fonctions commerciales. En tant que membre de notre équipe, vous vous joindrez à un environnement de travail exceptionnel, collaborerez par-delà les frontières avec des collègues de différents domaines pour développer nos activités commerciales, et ce, dans l’une des périodes les plus dynamiques de notre histoire.
NOTRE OFFRE
Notre entreprise réussit quand nos employés prospèrent. C’est pourquoi nous croyons que les avantages sociaux ne doivent pas seulement améliorer votre carrière, mais aussi votre vie. La croissance et le bien-être de notre personnel étant essentiels, nous offrons une rémunération, des avantages, des services et des programmes de développement riches pour aider les employés à maintenir et à améliorer leur santé, leur bien-être et leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Notre approche, qui tient compte de votre bien-être global, vise à soutenir non seulement votre sphère professionnelle, mais aussi vos sphères physique, émotionnelle, sociale et financière.
Voici quelques-uns des avantages exceptionnels que nous offrons :
Un salaire concurrentiel et des primes incitatives.Des outils numériques de pointe et un iPhone payé par la société.Une couverture flexible des soins de santé et des soins dentaires entièrement aux frais de l’employeur, en plus d’une assurance vie et invalidité. Des soins de santé en ligne gratuits en tout temps pour tous les employés et leurs personnes à charge. Des vacances généreuses, en plus de 13 jours fériés.Un centre médical sur place.Un stationnement gratuit sur place.Un centre de la petite enfance sur place.Un complément pouvant atteindre 100 % du salaire pour tous les parents pendant 18 semaines.De solides programmes de formation et de développement professionnels, y compris de l’apprentissage numérique de niveau international.Un soutien professionnel pour lequel nous vous donnerons accès à la plateforme vous permettant d’accélérer votre apprentissage, de devenir la meilleure personne que vous puissiez être et d’atteindre vos objectifs de carrière.Chez Imperial Tobacco Canada, le futur du travail se résume à la flexibilité. Nous permettons à nos employés d’avoir un horaire de travail équilibré adapté à leurs besoins et qui leur permet d’être aussi productifs que possible. Nous travaillons avec un mode de travail hybride, lequel autorise le travail à domicile jusqu’à 50 % des heures de travail en tant que nouvelle norme.
APPARTENANCE, RÉUSSITE ET SOLIDARITÉ
La collaboration, la diversité et le travail d’équipe se trouvent à la base de tout ce que nous effectuons ici chez Imperial Tobacco Canada. Nous savons que la collaboration avec des collègues d’horizons différents nous rend plus forts et mieux préparés à atteindre nos objectifs commerciaux. Venez et apportez votre différence!
La connaissance de l'anglais est requise parce que le rôle fait affaire avec des clients et fournisseurs ailleurs au Canada et dans le monde.