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Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)

Job Description:

OBJECTIF DU POSTE

Fournir un large éventail de services de coordination et d'administration au bureau du directeur national de WV Mali, afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau et une communication efficace avec les principales parties prenantes. 

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Soutien administratif :

Gérer le calendrier des activités, des événements et des voyages du directeur national. Planifier les demandes de réunions du personnel de WV Mali et des visiteurs internationaux.Organiser les déplacements, les séjours à l'hôtel et d'autres aspects logistiques pour le directeur national, en liaison avec le département de l'administration.Rédiger la correspondance courante pour le directeurRecueillir, examiner et organiser les documents d'information destinés au directeur national pour les rendez-vous, les réunions, les missions officielles et d'autres événements critiques et essentiels ;Tenir à jour la liste des contacts du directeur pour en faciliter l'accès et la consultation.Organiser la couverture et le soutien du directeur national chaque fois que cela est nécessaire.Fournir tout autre soutien ad hoc au directeur national, selon les besoins.

Gérer les flux d'information et de communication au sein du bureau du directeur :

Soutenir la préparation du rapport de gestion mensuel en étroite coordination avec l'équipe de SLT.Soutenir le processus de compilation des rapports communaux pour MATD/DGATExaminer, hiérarchiser et acheminer la correspondance à destination et en provenance du bureau du directeur national. Prendre des mesures de suivi proactives et tenir le directeur informé.Transmettre rapidement toute la correspondance, les directives et les demandes au directeur pour qu'il prenne les mesures qui s'imposent et/ou qu'il appose sa signature.Examiner la correspondance pour s'assurer que les autorisations internes nécessaires ont été données avant la signature du directeur.Maintenir et organiser des dossiers papier et électroniques à jour afin d'en faciliter l'accès et la récupération, et organiser le disque partagé. Assurer la conservation des documents confidentiels.Faciliter le flux d'information et de communication entre le directeur national et les autres divisions à l'intérieur et à l'extérieur de WV Mali.Assurer le suivi des échéances, des engagements pris et des mesures adoptées et coordonner la collecte et la présentation des rapports au directeur national.

Soutien au Conseil consultatif de WV Mali

Coordonner la préparation et la communication en temps utile des invitations/documents pour toutes les réunions du conseil consultatif de WV Mali.Coordonner et superviser la logistique des réunions, y compris le lieu, les vidéoconférences/téléconférences et l'accueil des conseils consultatifs.Veiller à ce que les rapports soient compilés et mis à la disposition du directeur national et des membres du conseil consultatif avant la réunion de ce dernier.Tenir à jour les listes des membres du conseil consultatif et le dossier des membres, y compris le formulaire de consentement à la protection signé, les conflits d'intérêts et les autres documents attestant de la conformité.Rédiger les procès-verbaux et documenter les sessions du conseil consultatif et assurer le suivi des points d'action et des questions en suspens.Coordonner les initiatives de renforcement des capacités en matière de gouvernance pour le conseil consultatif, comme indiqué dans le plan de développement du conseil consultatif ( ), en consultation avec le conseiller régional en matière de gouvernance.Faciliter les processus d'examen par les pairs du NO, y compris la mise en œuvre des recommandations de l'examen par les pairsFaciliter les diverses évaluations des CAGérer les budgets des conseils consultatifs si nécessaire

Soutien à la préparation du budget et au suivi des dépenses

Préparer le budget annuel du bureau du directeur nationalContrôler, examiner et vérifier l'exactitude des dépenses, approuver et examiner les notes de frais mensuelles.Préparer les révisions du budget du bureau du directeur national ;Lancer les activités d'approvisionnement liées au budget du bureau du directeur national.

Soutien à l'équipe de direction :

Enregistrer les réunions de l'équipe de direction et conserver des copies électroniques et papier des dossiers.Suivre les décisions prises par l'équipe SLTGérer le calendrier de voyage des membres de l'équipe de SLT.Gérer le tableau de bord des SLT (recrutement, événements, Guest......)

CONNAISSANCES/QUALIFICATIONS DU POSTE

Capacité à coordonner diverses activités, y compris un soutien important au conseil consultatif de WV Mali.

Engagement à l'égard de l'apprentissage continu et volonté de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine du développement.Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale ; maîtrise de l'anglais et du français pour la communication externe avec les donateurs, les partenaires, les parties prenantes régionales, etc.Gestionnaire autonome, esprit analytique et critique, capable de travailler dans des délais serrés et de gérer plusieurs projets simultanés, tout en participant à la planification stratégique.Travail d'équipe et respect de la diversité avec d'excellentes compétences interpersonnelles et la capacité d'établir et de maintenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect pour tous. Il est également capable de coordonner et de diriger des équipes interfonctionnelles.Forte capacité à utiliser des ordinateurs personnels, en particulier MS OfficeCapacité à organiser et à mener à bien des tâches multiples en établissant des prioritésFaire preuve d'intégrité en modélisant les valeurs et les normes éthiques de World Vision.Au moins cinq ans d'expérience de travail avec des cadres supérieurs dans des fonctions d'assistance à la direction.Connaissance raisonnable des principales initiatives stratégiques et des meilleures pratiques de WV, y compris les politiques d'ACExcellentes compétences en matière de gestion de projets, d'informations et de connaissancesCompétences exceptionnelles en matière de coordination et de mise en réseauForte capacité à travailler sans supervision, à innover, à constituer des équipes et à motiver.Compatibilité totale avec la mission, l'éthique, les politiques et les valeurs fondamentales de WVAu moins une licence en gestion d'entreprise et/ou en sciences sociales.

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only