Ce rôle est bilingue en français et en anglais

Qui nous sommes

BGIS est un fournisseur de services de gestion d’installations et de biens immobiliers sur mesure. Avec notre équipe de plus de 6 500 personnes à l’échelle mondiale, nous nous concentrons sans relâche sur la promotion de l’innovation grâce aux services que nous offrons, tout en cherchant activement de nouvelles opportunités permettant l’innovation pour les entreprises de nos clients. À l’échelle mondiale, nous gérons plus de 320 millions de pieds carrés de portefeuilles de clients répartis sur plus de 30 000 sites en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient, en Australie et en Asie.

De plus amples informations sont disponibles sur le site www.bgis.com

RÉSUMÉ

Le coordonnateur des installations bilingue est responsable de superviser et de coordonner la prestation efficace d'une variété de services, y compris la gestion du cycle de vie des ordres de travail. Cela se fait en veillant à ce que les fournisseurs respectent les SLA et complètent le travail dans les délais afin de maintenir un niveau élevé de service à la clientèle. De plus, le coordonnateur veille au respect des politiques et procédures, à l'intégrité des données, à la planification de la qualité et à l'atteinte des indicateurs de performance clés (KPI) des ordres de travail.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Prestation de services

Gérer les ordres de travail jusqu'à leur achèvement dans l'application Web BGIS ou basée sur le client. Gestion des relations avec les fournisseurs. Faciliter l'alignement des services requis par les clients avec les contrats, les horaires et les bons de commande (Pos). Examiner les ordres de travail pour déterminer s'ils sont facturables ou non facturables. Planifier l'accès pour les prestataires de services internes et externes dans les installations, si nécessaire. Préparer des résumés hebdomadaires/mensuels de la performance des ordres de travail pour les prestataires de services internes et externes. Faire un suivi avec les prestataires de services internes et externes pour s'assurer que tous les SLA sont respectés. Veiller à ce que la documentation de soutien requise par le client pour les soumissions de devis et de factures soit fournie. Examiner et soumettre toutes les estimations à l'approbateur requis selon le processus de devis du client. Soumettre les demandes Comply Works. Autres tâches assignées.

Intégrité des données

Respecter les processus et les normes de l'entreprise. Maintenir une base de données des demandes pour répondre aux exigences de reporting et d'analyse. Signaler les incidents Intelex.

Expériences mémorables pour le client

Établir et maintenir des relations de travail avec les clients et les prestataires de services. Examiner les évaluations CSAT.

Autres tâches assignées.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

Connaissance de RealSuite et d'autres applications BGIS. (1 à 3 ans d'expérience) Solides compétences axées sur le service à la clientèle. (1 à 3 ans d'expérience) Solides compétences administratives et organisationnelles. (1 à 3 ans d'expérience) Compétences analytiques et de résolution de problèmes. (1 à 3 ans d'expérience) Capacité à travailler de manière autonome. (1 à 3 ans d'expérience) Forte attention aux détails et précision des données. (1 à 3 ans d'expérience) Capacité à communiquer clairement et efficacement avec les autres dans le but d'échanger des données, de clarifier et de faire un suivi. (1 à 3 ans d'expérience) Expérience de travail dans un environnement de services partagés. (1 an d'expérience)

Licences et/ou accréditation professionnelle

Aucune exigée.

BGIS est un employeur offrant l'égalité des chances et nous vous invitons à postuler pour un poste chez nous! Si vous avez besoin d'aménagements pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter à askHR. Sur demande d'aménagement, nous consulterons le candidat en question et fournirons, ou organiserons la fourniture, d'un aménagement approprié en tenant compte des besoins d'accessibilité du candidat en raison d'un handicap.

 

****This role is bilingual in French & English****

 

Who We Are
 
BGIS is a leading provider of customized facility management and real estate services. With our combined team of over 6, 500 globally, we relentlessly focus on enabling innovation through the services we deliver, while actively looking for new opportunities that will enable innovation for our clients’ businesses. Globally, we manage over 320 million square feet of client portfolios across 30,000+ locations in North America, Europe, Middle East, Australia and Asia.
 
Further information is available at www.bgis.com

SUMMARY
 

The Bilingual Facilities Coordinator is responsible for overseeing and coordinating the effective delivery of a variety of services including the management of the life cycle of work orders. This is done by ensuring that vendors adhere to SLAs and complete work on time to maintain a high level of customer service. In addition, the coordinator ensures adherence to policies and procedures, ensuring data integrity, quality planning, and KPI work order metrics are achieved. 

KEY DUTIES & RESPONSIBILITIES

Service Delivery   

 

Manage work orders to completion in BGIS or client-based web application.  Vendor relationship management. Facilitate alignment of client required services with contracts, schedules, and Pos.  Review of work orders to determine if invoiceable or non-invoiceable.  Schedule access for internal and external service providers with the facility when required.  Prepare weekly/monthly summaries of work order performance for internal and external service providers.  Follow up with internal and external service providers to ensure all SLA’s are achieved.  Ensure client required supporting documentation for quote and invoice submissions are provided.  Review and submit all estimates to the required approver(s) following client quote process.  Submit Comply Works requests. Other duties as assigned.

 

Data Integrity

              

Adheres to processes and company standards.  Maintain a database of requests to meet reporting and analysis requirements.  Report Intelex incidents. 

 

Memorable Customer Experiences    

Establish and maintains working relationships with Clients and service providers. Review CSAT

Other duties as assigned.

 

KNOWLEDGE & SKILLS

Knowledge of RealSuite and other BGIS applications. (1-3 years experience) Strong customer-oriented skills. (1-3 years experience) Strong administrative and organizational skills. (1-3 years experience) Analytical and problem solving skills. (1-3 years experience) Ability to work independently. (1-3 years experience)  Strong attention to detail and data accuracy. (1-3 years experience) Ability to communicate clearly and effectively with others for the purpose of data exchange, clarification and follow up. (1-3 years experience) Experience working in a Shared Service environment. (1 year experience)

Licenses and/or Professional Accreditation

None Required.

BGIS is an equal opportunity employer and we welcome you to apply for a position with us! If you require accommodation during the recruitment process, please contact us at askHR. Upon request for accommodation, we will consult with the applicant in question and provide, or arrange for the provision of, a suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant’s accessibility needs due to disability.