JLL empowers you to shape a brighter way.
Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.
JLL est à la recherche d'un(e) Gestionnaire de propriété pour se joindre à l'équipe. Relevant du Directeur Principal, le titulaire du poste assurera la supervision de l'ensemble des activités courantes des propriétés qui lui sont assignées (420 Notre-Dame, 465 et 485 McGill, Montréal). Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec les membres de l’équipe, ainsi qu'avec les responsables des autres services de l'équipe d'exploitation.
CE QUE VOUS FEREZ
Agir à titre de représentant du propriétaire de l’immeuble dans la gestion quotidienne des activités
Établir et maintenir une relation d’affaires professionnelle avec les représentants des locataires
Coordonner l’engagement des locataires en coordination avec la Conciergerie
Se familiariser avec les conditions et exigences de tous les baux. Faire appliquer les clauses avec tact lorsque requis
Inspecter régulièrement toutes les zones de l’immeuble
Avec le Directeur d’exploitation, veiller à ce que les installations techniques de l’immeuble et la propriété soient propres, sécuritaires, écoénergétiques et fonctionnelles conformément aux codes du bâtiment
Coordonner les améliorations de l’immeuble et les modifications apportées par les locataires. Assister aux diverses réunions de chantier
Travailler en collaboration avec le directeur de l’exploitation afin de surveiller les indicateurs de performance de l’équipe de maintenance externe de la propriété
Assurer la maintenance des locaux vacants de manière qu’ils restent sécuritaires, propres et présentables en tout temps
Collaborer avec les équipes de location externes et prêter assistance lors de la visite de locaux
Maintenir les lignes directrices relatives aux mesures d’urgence avec l’aide du Coordonnateur, Sécurité et protection incendie
Maintenir à jour les procédures opérationnelles pour le stationnement
Préparer annuellement les budgets des revenus et dépenses, de dépenses en capital et de planification à long terme
Gérer les dépenses mensuelles d’exploitation en fonction du budget
Préparer les rapports financiers trimestriels à l’intention de la direction avec le soutien de l’administrateur de propriété, et ce, en prenant bien soin de consigner et d’expliquer les écarts importants
Prendre des mesures de recouvrement du loyer et d’autres comptes débiteurs au besoin selon les instructions du propriétaire
Préparer les lettres et les avis de vérification destinés aux locataires
Émettre et approuver les bons de commande et assurer le suivi de ceux-ci
Coordonner tous les contrats de service
S’assurer de connaître les spécifications des ententes de service et veiller à ce que les entrepreneurs respectent les dispositions des ententes conclues
Renouveler les contrats de service à leur expiration ou relancer le processus de soumission
Superviser le Coordonnateur administratif de l’immeuble
Superviser l’ensemble du personnel de l’immeuble, y compris les employés contractuels, comme ceux qui sont chargés de la sécurité, le personnel du service de nettoyage et d’entretien, le concierge de jour, les entrepreneurs etc
S’assurer de maximiser les revenus
Exécuter tout autre tâche que pourrait lui déléguer son supérieur immédiat
CE QUE NOUS RECHERCHONS
Diplôme universitaire de préférence en administration ou en gestion immobilière
Un titre de RPA ou FMA ou CPM avec une combinaison d’expérience et de formation sera considéré comme équivalente
Posséder un minimum de cinq à sept années d’expérience dans un rôle similaire
Maîtrise du français et de l’anglais* (à l’oral comme à l’écrit)Excellentes aptitudes à la communication, de solides compétences en gestion
Capacité de travailler efficacement avec d’autres personnes à tous les échelons
Capacité à résoudre les problèmes de manière créative et à accomplir des tâches multiples et d’équilibrer les priorités efficacement
Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en travail d’équipe
Solide capacité d’analyse et de recherche
Esprit d’initiative et très bonnes compétences en leadership
Excellentes aptitudes pour la communication écrite et verbale
Capacité à mener à bien plusieurs tâches de front
Capacité démontrée à travailler sous pression
Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office mais surtout les logiciels Outlook, Excel et Word
Connaissances comptables
Concepts administratifs, principes de base, théories et pratiques de la comptabilité
Processus de construction, y compris la lecture de croquis, de plans détaillés et de schémas
Systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation d’immeubles (aussi regroupés sous le terme « systèmes CVAC »)
CE QU'IL Y A POUR VOUS
Joignez vous à un chef de file du secteur et façonnez l’avenir de l’immobilier commercial
Des investissements massifs dans les technologies de pointe afin d’optimiser votre travail
Un régime d’avantages sociaux complet et concurrentiel
Un milieu de travail stimulant, conçu pour votre croissance et votre bien-être
*Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)
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JLL is seeking a Property Manager to join the team. Reporting to the Senior Director, Property Management, the incumbent will oversee all day-to-day operations of the properties located at 420 Notre-Dame, 465 and 485 McGill, Montréal, Québec. He or she will work closely with team other members, as well as with the managers of other departments on the operations team.
WHAT YOU’LL BE DOING
Represent the owner of the building in the day-to-day management of activities
Establish and maintain a professional business relationship with tenant representatives
Coordinate tenant engagement in cooperation with the Concierge Service.
Familiarize him or herself with the terms and requirements of all leases. Enforce clauses tactfully when required
Inspect all areas of the building regularly
Together with the Operations Manager, ensure that the building's technical installations and the mechanical rooms are clean, safe, energy efficient and functional in accordance with building codes
Coordinate building improvements and tenant modifications. Attend the various site meetings
Work collaboratively with the Operations Manager to monitor the performance indicators of the property's external maintenance team
Maintain vacant spaces to ensure they remain safe, clean and presentable at all times
Work closely with external rental teams and assist with premises visits
Maintain emergency response guidelines with the assistance of the Fire Safety and Protection Coordinator
Maintain and enforce parking operational procedures.
Prepare annual budgets for income and expenses, capital expenditures, and long-term planning
Manage monthly operating expenses based on budget
With the assistance of the Property Administrator, prepare quarterly financial reports for management, Explaining significant variances
Take action to collect rent and other accounts receivable as required and directed by the owner
Prepare letters and notices for tenants
Issue, approve and follow up on purchase orders
In conjunction with the Operations Manager and the Security Coordinator, closely monitor the application of all service contacts
Read and understand all service agreements and ensure that contractors comply with the terms of the agreements in place
Renew service contracts when they expire or restart the bidding process.
Supervise the Property Coordinator
Supervise all building staff, including contract employees, such as those in charge of security, cleaning and maintenance staff, day porter, contractors, etc.
Maximize revenue
Any other task delegated to him or her by the immediate superior
WHAT WE’RE LOOKING FOR
University degree preferably in administration or property management
An RPA or FMA or CPM designation with a combination of experience and education will be considered equivalent
Possess a minimum of five to seven years of experience in a similar role,
Fluency in French and English* (both oral and written)
Excellent communication skills, strong management skills
Ability to work effectively with others at all levels
Ability to solve problems creatively and multitask and balance priorities effectively
Excellent interpersonal and teamwork skills
Strong analytical and research skills
Initiative and very good leadership skills
Excellent written and verbal communication skills, in both French and English.
Ability to multitask
Demonstrated ability to work under pressure
Very good knowledge of the Microsoft Office suite but especially Outlook, Excel and Word software
Accounting knowledge, basic principles, theories and practices of accounting
Construction process, including reading sketches, detailed plans, and schematics
Building heating, ventilation and air conditioning systems (also referred to as HVAC systems)
WHAT’S IN IT FOR YOU
Join an industry leader and shape the future of commercial real estate
Deep investment in cutting-edge technology to power your work
Comprehensive and competitive benefits plan
A supportive, caring and diverse work environment designed for your growth and well-being
*Oral and/or written interactions with internal and external partners based outside Quebec (for example, service providers, law firms, peers, bankers, brokerage firms, credit analysis firms, credit agencies, etc.) and out of Québec customers.
Location:
On-site –Montreal, QCIf this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don’t meet all the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!
JLL Privacy Notice
Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.
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Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may contact us at Accommodation Requests. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.