Let’s be #BrilliantTogether

Aktuell sind wir auf der Suche nach einem Office Manager für unser Team in München. (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit

Als Office Manager übernehmen Sie administrative Unterstützung vom Münchner Büro aus und betreuen das deutsche/schweizerische Corporate Services Team.

Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern des EMEA Corporate Services-Teams bei speziellen Projekten und unternehmensweiter administrativer Aufsicht.

Ansprechpartner für das Büro für Fragen des Facility- und Property-Managements.

Koordination mit Lieferanten, einschließlich Kostenverhandlungen, Vertragsimplementierung sowie Rechnungsabgleich und Zahlungsprozess.

Verwalten Sie Post- und Kurierdienste.

Unterstützung bei der Planung und Koordination von internen Veranstaltungen, wie z. B. Townhalls-Meetings von Unternehmen, Executive Meetings und Büroessen, Teamevents und Weihnachtsfeiern.

Zusammenarbeit mit dem Büroleiter und den Betriebsräten

Helfen Sie bei regionalen Facility-Management-Projekten. Unterstützung bei bürobezogenen Projekten (AV-Upgrade, Renovierungen, Bauarbeiten, Umzug von Büros, etc.)

Sie sind der Hauptansprechpartner für Fragen zur Büro-IT und arbeiten mit einem globalen Team an Standardverfahren in Bezug auf IT-Geräte

Arbeiten Sie mit dem People Team zusammen, um Ad-hoc-Unterstützung bei der Personalabteilung und bei der Sprachübersetzung zu leisten.

Überwachung und Behebung von Problemen, die über das interne Ticketsystem für Serviceanfragen von ISS, Service Now, eingereicht werden (einschließlich Besuchermanagement und Empfang – Entgegennahme von Anrufen, Begrüßung von Besuchern und Mitarbeitern, Hinzufügen von Besuchern zum Sicherheitssystem und entsprechende Anleitung)

Wir sind der Hauptansprechpartner für die Bürosicherheit und arbeiten mit einem globalen Team an Standardverfahren in Bezug auf Sicherheit und Notfallplanung

Verwaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Brandschutzverfahren, Sicherstellung der Einhaltung der Gesetzgebung, Organisation von Schulungen und Festlegung von Standards

Zu den erforderlichen Fähigkeiten gehören:

Ausgeprägte Büroadministrationsfähigkeiten – kritisches Denken und Problemlösung

Fließende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch

Fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint & Teams)

Zeitmanagementfähigkeiten und ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein methodisches und gründliches Vorgehen

Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten

#LI-TG1

What you can expect from us

Our people are the moving force behind ISS STOXX. We are dedicated to hiring the best, most talented people in our industry and empowering them with the resources and support to enhance their career, health, financial and personal well-being. 

We are committed to fostering, cultivating, and preserving a culture of diversity and inclusion. We are invested in our people and are working every day to ensure a diverse, equitable, and inclusive workplace.

Let’s empower, collaborate, and inspire one another. 

Let’s be #BrilliantTogether.

About ISS STOXX

ISS STOXX GmbH is a leading provider of research and technology solutions for the financial market. Established in 1985, we offer top-notch benchmark and custom indices globally, helping clients identify investment opportunities and manage portfolio risks. Our services cover corporate governance, sustainability, cyber risk, and fund intelligence. Majority-owned by Deutsche Börse Group, ISS STOXX has over 3,400 professionals in 33 locations worldwide, serving around 6,400 clients, including institutional investors and companies focused on ESG, cyber, and governance risk. Clients trust our expertise to make informed decisions for their stakeholders' benefit. 

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