CONTEXTE

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre le secours et l'assistance pour améliorer la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous restaurons la sécurité, la dignité et l'espoir pour des millions de personnes loin de chez elles et qui souffrent. IRC ouvre la voie vers des conditions de vie meilleure pour ces personnes.

Au Niger, l'IRC dirige actuellement un programme humanitaire à grande échelle axé sur les personnes déplacées et les communautés d'accueil touchées par les crises et les conflits récents, avec un accent particulier sur les femmes et les filles. Nous travaillons à Diffa, Tillabéri et Maradi, et notre vision directrice est qu'au Niger, les personnes affectées par la crise, y compris les personnes déplacées à l'intérieur du pays, les réfugiés, les retournés et leurs communautés d'accueil, reçoivent une aide d'urgence rapide, ont accès aux services de base et ont la possibilité de choisir comment répondre à leurs besoins grâce à une assistance fournie principalement en espèces.

RESUME DU POSTE

Sous la supervision du Senior Finance Manager Budget, Audit & Reports, le Finance Officier Budget participera à la bonne marche des toutes les activités de l’équipe Finance de manière globale et de l’équipe budget & audits en particulier. Elle sera en charge la gestion budgétaire, participera aux audits, et interviendra dans la gestion des accords des partenariats.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

GESTION BUDGETAIRE 

Appuyer à la création des lignes budgétaires dans le forma interne pour les nouveaux projets ;Appuyer l’équipe programme à bien comprendre la structure des budgets forma interne et bailleur ;Appuyer l’importation des nouveaux budgets dans le Système INTEGRA ;Appuyer le postage des nouveaux budgets ;Participer à la révision des budgets ;Mettre en ligne les budgets révisés validés ;Préparer des rapports financiers ;Partager les rapports financiers à l’équipe programme ;Appuyer l’équipe programme à bien comprendre et lire et interpréter les rapports financiers ;Recueillir les feedbacks de l’équipe programme sur les rapports financiers partagés ;Traiter les éventuelles observations et corrections demandées par l’équipe programme sur les rapports partagés ;Participer à la soumission des rapports à l’équipe de la région pour validation ;Assurer le suivi au niveau régional pour l’obtention des rapports financiers validé ;Appuyer aux respects des échéances des rapportages internes ;Appuyer aux respects des échéances des rapportages bailleurs ;Participer à la préparation des réponses aux bailleurs sur les contenus des rapports partagés ;Archiver les rapports validés ;Fournir des outils et des indicateurs permettant à l’équipe programme d’avoir une vue précise sur les budgets ;Participer aux réunions des lancements projets ;Participer aux réunions des suivis mi-parcours des projets ;Participer aux réunions des clôtures projets ;Répondre aux sollicitations de l’équipe Grant ;Garantir et maintenir un bon climat de travail et de communication avec l’équipe Grant ;Informer le Finance Manager de tout éventuel problème constaté dans le rapport financier et proposer les cas échant avant soumission à région pour approbations, des écritures comptables de corrections.

GESTION DES PARTENAIRES 

Appuyer à briefer les nouveaux partenaires dans le respect des clauses partenariales ;Appuyer à outiller les nouveaux partenaires sur les canevas des rapportages financiers ;Appuyer à édifier les nouveaux partenaires sur les procédures financières ;Appuyer à mettre le budget partenaire dans le forma interne IRC ;Appuyer à la création des lignes budgétaires du partenaire ;Appuyer à la mise en ligne du budget partenaire dans INTEGRA ;Appuyer à poster le budget partenaire dans INTEGRA ;Passer les écritures d’engagement des accords des partenariats dans INTEGRA ;Collaborer avec l’équipe partenariat pour obtenir les liquidations des avances ;Effectuer le contrôle des rapports financiers partagés par les partenaires ;Faire la revue de la documentation comptable et financières des partenaires ;Valider les rapports financiers ;Passer les rapports financiers validés dans le système INTEGRA ;Faire le suivi des dossier financiers partenaires ;Participer aux renforcements des capacités des partenaires ;Garantir une bonne collaboration avec l’équipe partenariat.

AUDITS 

Avant Audit

S’assurer que toutes les documentations sont archivées ;S’assurer que le classement des toutes les documentations comptables et financières est régulièrement exhaustif ;S’assurer que les documentations comptables et financières des projets qui font l’objet des audits sont rapidement accessibles ;Assurer une revue qualitative des documents comptable ;Assurer l’archivage des documents contractuels des différents Grants (contrats, avenant, rapports financier et narratif…etc.) ;Elaborer un calendrier des audits de projets.

Pendant Audit

Participer à la préparer la réunion du démarrage des audits ;Appuyer à la mise à disposition des auditeurs des pièces comptables en ordre ;Appuyer à faire le suivi des différentes requêtes des auditeurs ;S’assurer que les auditeurs sont dans de bonnes conditions de travail ;Appuyer à la finalisation du rapport d’audit dans le temps (réponses à apporter aux éventuels constats) ;Appuyer aux préparations des réunions clôture audits.

Après Audit

Appuyer l’archivage de la documentation partagé aux auditeurs ;Appuyer l’élaboration du plan de mise en application des recommandations des auditeurs ;Appuyer le suivi de l’application des recommandations.

AUTRES TACHES ET RESPONSABILITES

Appuyer le Senior Finance Manager Budget & Audit (Sr FMB & A) à respecter les différentes échéances des rapportages ;Conseiller le Sr FMB & A sur les éventuels points d’amélioration des rapportages ;Alerter le Sr FMB & A sur les différents écarts et variations anormales constatées entre les lignes budgétaires des rapports financiers ;Proposer des pistes de solutions pour corriger les différents écarts anormaux constatés ;Alerter le Sr FMB & A sur certains manquements et insuffisances constatées lors de la revue des liquations des partenaires ;Appuyer aux renforcements des capacités des tous les collaborateurs sur les aspects et outils financiers ;Veiller aux respects des procédures internes et celles des bailleurs ;Proposer des points d’actions pour corriger les différents manquements constatés ;Appuyer aux renforcements des capacités des partenaires ;Veiller à garantir le respect des engagements contractuels entre IRC et ses partenaires ;Participer de façon active à toutes les réunions finance et les autres départements ;Participer activement à toutes les réunions hebdomadaires de l’équipe finance ;Appuyer le département finance à répondre aux requêtes des autres départements ;Faire des propositions innovantes pour rendre le travail plus intéressant ;Participer à toutes les activités de l’équipe finance ;Participer à toutes les activités de IRC ;Assurer l’intérim du Senior Finance Manager Budget & Audit ;Exécuter toute autre tâche nécessaire concourant à la bonne marche des activités des équipes.Update