Job Description

NATURALEZA DEL PUESTO

Procesar los pagos de bienes, productos y servicios comprados u obtenidos por la organización.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO

Recibir y revisar las facturas de todos los suplidores, parearlas con los recibos de mercancía y/o prestaciones de servicios, y asegurar que no haya diferencias, contamos con las documentaciones y aprobaciones apropiadas previo a la realización de los pagos. Solicitar facturas y estados de cuenta para poder efectuar los pagos. Procesar los pagos a los suplidores de inventario y los pagos para los gastos administrativos, incluyendo aquellos que se pagan por transferencia electrónica. Procesar las corridas de pagos recurrentes semanalmente o en el período determinado. Planificar y procesar las corridas de pagos y cheques a suplidores semanalmente, o según determinado. Entrar y procesar las facturas en el sistema de computadoras. Realizar las gestiones de pago necesarias para la continuidad del servicio, evitando que coloquen las cuentas en suspensión de servicio. Preparar las informativas al menos 15 días antes de la radicación final al Departamento de Haciend en el mes de febrero de cada año para que el Supervisor las pueda revisar y radicar a tiempo. Realizar los pagos conforme los términos acordados evitando cargos por demora. Recibir y procesar las requisiciones de cheques y los pagos, asegurando que posee las aprobaciones y firmas correspondientes previo a la realización de los pagos. Imprimir y obtener las firmas requeridas en todos los cheques. Distribuir los cheques propiamente firmados según sea requerido. Atender llamadas, correos electrónicos y requisiciones de información por parte de suplidores, por ejemplo, pero sin limitarse a, reclamaciones y/o problemas con el despacho de mercancía. Preparar y someter con precisión informes y análisis de cuentas a pagar según le sea requerido, entre esto, pero sin limitarse a, el informe de pagos pendientes a los suplidores y lista de cheques para la reconciliación bancaria. Verificar los estados de cuenta de suplidores y dar seguimiento para mantener las cuentas al día. Completar las solicitudes de crédito requeridas por los suplidores nuevos. Colaborar en los procesos de cierre de mes y cierre de año. Establecer y mantener comunicación responsable, honesta, oportuna, profesional y cortés con supervisores, compañeros de trabajo dentro y fuera de su departamento, clientes, suplidores, y otras entidades en relación con los productos y servicios rendidos y/o facturados. Aportar activamente al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; y ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de eficiencia, los valores de la compañía y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más alta calidad.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES INCIDENTALES DEL PUESTO

Resolver cualquier situación surgida ante suspensión de servicio para que el suplidor restablezca el mismo. Crear y mantener al día los archivos de suplidores, gastos administrativos, pagos y demás expedientes de Cuentas a Pagar. Recibir, canalizar y procesar correspondencia. Mantenerse al día en los desarrollos y mejores prácticas de su profesión. Asistir al Contador, Supervisor de Contabilidad, al Director Ejecutivo de Finanzas y a otros miembros del equipo de Finanzas en tareas propias al departamento. Fungir como apoyo suplente (“back-up”) del Supervisor de Contabilidad y del Contador según corresponda. Otras tareas, según sean necesarias.

PREPARACIÓN ACADÉMICA

Grado Asociado en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas o campo relacionado.

EXPERIENCIA PROFESIONAL

Experiencia mínima de un año realizando funciones similares en Cuentas a Pagar.

CONOCIMIENTOS, DESTREZAS, HABILIDADES Y APTITUDES NECESARIAS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO

Amplio dominio de las aplicaciones de Microsoft Windows: Word, Excel, Outlook; y Microsoft Dynamics (GP) Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español Excelentes destrezas de servicio al cliente Capacidad para concentrarse y realizar análisis profundos Excelentes habilidades para trabajar en equipo Habilidad para trabajar bajo presión Habilidad para establecer prioridades Habilidad para trabajar varias tareas simultáneamente y cumplir con fechas límitesCapacidad para dar seguimiento profesionalmente y lograr los resultados esperados Buen manejo de sus emociones • Buena atención al detalleAdaptabilidad ante los cambios Habilidad para mantener bajo estricta confidencialidad toda información de compensación, sensitiva y financiera del negocio, sus componentes y constituyentes de la que advenga en conocimiento durante el desempeño de sus funciones, que no sea publicada.