Job Overview/Summary:

The partnership Finance assistant is a position supporting the Syria Country Program Partnerships finance team. With the overall objective of achieving high quality programming, the main goal of this position is to ensure effective review of partners finance reports and documentation as well as provide support to partners and Partnership finance staff and management. The Partnership Finance assistant will support in the review of partners financial reports, also will provides general administration support to the Partnership Finance team with general filing, photocopying scanning and control of all documentation relating to partner remuneration.

 

 

معلومات عن الوظيفة:

مساعد الشراكات المالية هو دور داعم لفريق الشراكات المالية في برنامج سوريا القطري. يهدف هذا الدور إلى تحقيق برمجة عالية الجودة من خلال مراجعة فعالة لتقارير الشركاء المالية والوثائق ذات الصلة، إضافة إلى تقديم الدعم للشركاء وفريق الشراكات المالية والإدارة. كما يدعم المساعد في مراجعة التقارير المالية للشركاء ويقدم الدعم الإداري العام، بما في ذلك الأرشفة والمسح الضوئي والتحكم بجميع الوثائق المتعلقة بمكافآت الشركاء

 

 

Responsibilities:

Financial Management:

 Support on the review of partner financial reports and supporting documentation, providing feedback to partners as necessary and flagging any compliance and financial management issues to IRC management.Verify completeness and accuracy of all accounting documents at the stage of the data received.Maintain the bookkeeping and files related to all the sub -award hardcopies and softcopies- Filing all sub award financial records and makes it available for management, internal /external audit and review.Liaise with partners to ensure completeness, correctness and accuracy of financial reports.Assist in preparing financial report reconciliations for Program and Finance review and sign off.Update the Partnership Department tracker on a regular basis.Assist in reviewing and prepare partner cash requests, ensure a tracking system and matching of advance payments and expenses reported.Provide support in the management and tracking of all partner budgets and financial reporting deliverables, inform Senior Partnerships Finance Officer and the Program Coordinator of any potential issues with spending and financial reporting.Support in the preparation of internal finance reporting.Liaise with the Senior Partnerships Finance Officer with regards to any sub-award reconciliation or payment request as necessary.Ensure compliance with IRC procedures and guidelines.Together with other Partnerships and Program staff, provide backstopping and problem solving for partners to reach the specific reporting requirements.Support the Senior Partnerships Finance Officer in the budgeting, realignment and modification of existing sub-awards, as needed, by providing historical financial data.Assist in the implementation of Finance policies, procedures and systems.

Program Support & Capacity Strengthening:

 Provide support in preparation and conduct of financial trainings for partner organizations. Liaise with partner organizations on regular basis to provide financial and program support in areas of finance.

Other:

 Any other duties as assigned by the Sub Awards Senior Partnership Finance Officer

 

المسؤوليات الرئيسية:

الإدارة المالية:

 دعم مراجعة التقارير المالية للشركاء والوثائق الداعمة، وتقديم الملاحظات للشركاء عند الحاجة، وإبلاغ الإدارة بأي مسائل تتعلق بالامتثال والإدارة المالية التحقق من اكتمال ودقة جميع المستندات المحاسبية عند استلام البيانات. الحفاظ على سجلات المحاسبة والأرشفة الورقية والإلكترونية لجميع الجوائز الفرعية وإتاحتها للإدارة والتدقيق الداخلي/الخارجي. التنسيق مع الشركاء لضمان اكتمال وصحة التقارير المالية. المساعدة في إعداد مصالحة التقارير المالية لمراجعة وتوقيع البرامج والمالية. تحديث متتبع إدارة الشراكات بانتظام. المساعدة في مراجعة وإعداد طلبات الشركاء المالية، والتأكد من وجود نظام تتبع ومطابقة بين المدفوعات المقدمة والمصروفات المبلغ عنها تقديم الدعم في إدارة وتتبع جميع ميزانيات الشركاء ومتطلبات تقاريرهم المالية، وإبلاغ مسؤول الشراكات المالية الرئيسي وأي مسؤول برنامج بالمشاكل المحتملة المتعلقة بالإنفاق والتقارير المالية

الدعم البرامجي وبناء القدرات:

 تقديم الدعم في إعداد وتنفيذ التدريبات المالية لمنظمات الشركاء. التواصل مع منظمات الشركاء بانتظام لتقديم الدعم المالي والبرامجي في مجالات المالية.

أخرى:

 أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مسؤول الشراكات المالية الرئيسي.

المعايير المهنية:

 دعم آليات الاستجابة للمستفيدين لضمان دمج آراء المجتمع في اتخاذ القرارات البرمجية.

 

 

Required Experience/qualification/Skills:

 BA degree or technical Institute equivalent in Accounting, Finance or any related field. Approximately 2 years of relevant experience in Partnerships, Grants, finance or accounting experience is desirable.Work experience in Partnership, Audit, Sub Award monitoring, financial management is desirable.Effective communication skills, both written and verbal. - Ability to prioritize multiple tasks. Excellent skill with MS. Excel is a must.

 

الخبرة / المؤهل / المهارات المطلوبة:

 درجة البكالوريوس او المعاهد التقنية أو ما يعادلها في المحاسبة أو المالية أو مجال ذي صلة. ما يقارب سنتين من الخبرة ذات الصلة في الشراكات، المنح، المالية أو المحاسبة (يفضل). خبرة عمل في الشراكات، التدقيق، متابعة المنح الفرعية، أو الإدارة المالية (يفضل). مهارات اتصال فعّالة، شفهية وكتابية.القدرة على ترتيب الأولويات والتعامل مع مهام متعددة.مهارة ممتازة في استخدام برنامج "Excel" 

Demonstrated Skills and Competencies:

A commitment to IRC’s mission, vision, values and IRC Way – Professional Code of Conduct.Credible written, presentation and verbal communication skills; ability to convey information effectively and solid experience providing training and staff developmentValidated sense of professional discretion, integrity, and ability to handle complex situations diplomatically and to effective resolution.Excellent management and interpersonal skills and a solid ability to promote harmonious/cohesive teamwork, in a cross-cultural context.Validated ability to plan long-term, organize priorities and work under administrative and programmatic pressures with detail orientation and professional patience.Highly collaborative and resourceful; ability to establish positive working relationships with senior level management and all other partners to maximize cooperation and productivity.Curiosity, a desire to continually learn and develop is a must.Analytical ability in creating effective solutions to complex matters while adhering to labor laws and internal policies.Commitment to IRC principles including integrity, service, accountability and equality.Enhance gender equality at workplace

إظهار المهارات والكفاءات:

الالتزام وبرؤية وقيم ومبادئ منظمة IRC الالتزام بمدونة السلوك المهني. مهارات كتابة وتقديم وعرض موثوقة؛ القدرة على توصيل المعلومات بفعالية وخبرة صلبة في تقديم التدريب وتطوير الموظفين. حسّ مهني رفيع بالنزاهة والقدرة على التعامل مع المواقف المعقدة بحكمة ودبلوماسية لتحقيق حلول فعالة. مهارات إدارية وشخصية ممتازة مع قدرة واضحة على تعزيز العمل الجماعي المتناغم في بيئة ثقافية متنوعة. القدرة المثبتة على التخطيط طويل المدى وتنظيم الأولويات والعمل تحت الضغط مع الاهتمام بالتفاصيل والصبر المهني. تعاون عالي وموارد متاحة؛ القدرة على بناء علاقات عمل إيجابية مع الإدارة العليا وجميع الشركاء لتعزيز التعاون والإنتاجية. فضول ورغبة مستمرة في التعلم والتطور. القدرة التحليلية على إيجاد حلول فعالة للمسائل المعقدة مع الالتزام بالقوانين الداخلية وسياسات العمل. الالتزام بمبادئ وقيم لجنة الإنقاذ الدولية، بما في ذلك النزاهة و الخدمة و المساءلة و المساواة تعزيز المساواة بين الجنسين في مكان العمل

 

Language/Travel:

 Arabic is required while English and Turkish are desired. Travel: 20% to field sites as well as attending meetings when required.

 

اللغة / السفر:

 إتقان اللغة العربية؛ يفضل إتقان اللغة الإنكليزية والتركية. السفر:20% إلى المواقع الميدانية وحضور ورش العمل والاجتماعات عند الحاجة.

 

 

Key Working Relationships:

Position Reports to: Senior Partnership Finance Officer
Position directly supervises: None

Indirect Reporting (If applicable): None
Key Internal Contacts: Partnerships, Health & Protection Program/Partnership team, MEAL, Finance and Grant teams of the Syria country program

Key External Contacts: Partner Finance focal points

 

علاقات العمل الرئيسية:

التقرير إلى: مسؤول الشراكات المالية الرئيسي.

الإشراف المباشر: لا يوجد.

التقرير غير المباشر: لا يوجد.

الاتصالات الداخلية الرئيسية: فرق الشراكات، الصحة، الحماية، برامج الشراكة، المتابعة والتقييم، المالية، وفريق المنح الخاص ببرنامج سوريا

الاتصالات الخارجية الرئيسية: الأشخاص المسؤولون عن الاتصالات المالية من الشركاء.

 

Professional Standards: IRC staff must adhere to the values and principles outlined in IRC Way – Global Standards for Professional Conduct. These are Integrity, Service, Accountability and Equality. In accordance with these values, IRC operates and carries out policies on Beneficiary Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Anti-Workplace Harassment, Respect at Work Fiscal Integrity, and Anti-Retaliation.

Returning National Candidates: We strongly encourage national or returning national candidates to apply for this position. If you are a citizen of the Country in which this position is based and are currently located outside of your home country and possess over two years of international work experience, the Middle East Region has introduced an attractive remuneration package. The package includes competitive compensation, return flight to post, shipping allowance, temporary housing and a relocation allowance. Certain restrictions may apply. IRC strives to attract, motivate and retain qualified national staff in our programs.

Accountability to Clients: IRC staff must adhere to the commitment of contributing to the sustainability and development of its (CR) Client Responsiveness Mechanisms, preserving the culture of prioritizing the needs of our clients and affected communities by systematically listening to their perspectives and using their feedback to make programmatic decisions and give them greater influence over program design and delivery.

Gender Equality: IRC is committed to narrowing the gender gap in leadership positions. We offer benefits that provide an enabling environment for women to participate in our workforce including parental leave, gender-sensitive security protocols and other supportive benefits and allowances.

Diversity and Inclusion: at IRC MENA, we are passionate about creating an inclusive workplace that promotes and values diversity. Organizations that are diverse in age, gender identity, race, sexual orientation, physical or mental ability, ethnicity, nationality, and perspective are validated to be better organizations. More importantly, creating a safe workspace environment where everyone, from any background, can do their best is the right thing to do. So, bring your whole self to work.

IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. In keeping with our core values of Integrity, Service, Accountability and Equality, IRC strives to maintain a work environment built on mutual respect in which all individuals treat each other professionally, and free of bias, prejudice, and harassment. IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of IRC Persons in any work setting. All IRC staff, wherever they are located, are accountable for creating an environment free of discrimination, harassment, bullying, and retaliation.

المعايير المهنية: يجب على موظفي لجنة الإنقاذ الدولية الالتزام بالقيم والمبادئ الموضحة في نهج لجنة الإنقاذ الدولية المعايير العالمية للسلوك المهني و هي النزاهة والخدمة والمساءلة والمساواة. وفقًا لهذه القيم ، تعمل لجنة الإنقاذ الدولية وتنفذ سياسات حماية المستفيد من الاستغلال والإيذاء ، وحماية الطفل ، ومكافحة التحرش في مكان العمل ، واحترام النزاهة المالية في العمل ، ومكافحة الانتقام.

المرشحون الوطنيون العائدون: نحن نشجع بشدة المرشحين الوطنيين أو العائدين على التقدم لهذا المنصب. إذا كنت مواطنًا في البلد الذي يقع فيه هذا المنصب وتوجد حاليًا خارج بلدك الأم ولديك أكثر من عامين من الخبرة في العمل الدولي ، فقد قدم إقليم الشرق الأوسط حزمة مكافآت منافسة. تتضمن الحزمة التعويض التنافسي ورحلة العودة إلى البلد وبدل الشحن والإسكان المؤقت وبدل الانتقال. قد يتم تطبيق قيود معينة. تسعى لجنة الإنقاذ الدولية جاهدة لجذب وتحفيز والاحتفاظ بالموظفين الوطنيين المؤهلين في برامجنا.

المسائلة أمام العملاء: يجب على موظفي لجنة الإنقاذ الدولية الالتزام بالمساهمة في استدامة وتطوير آليات استجابة العملاء ، والحفاظ على ثقافة تحديد أولويات احتياجات عملائنا والمجتمعات المتضررة من خلال الاستماع بشكل منهجي إلى وجهات نظرهم واستخدام ملاحظاتهم. لاتخاذ قرارات برنامجية ومنحهم تأثيرًا أكبر على تصميم البرنامج وإنجازه.

المساواة بين الجنسين: لجنة الإنقاذ الدولية ملتزمة بإتاحة المجال للجنسين في المناصب القيادية. نحن نقدم مزايا توفر بيئة مواتية للمرأة للمشاركة في القوى العاملة لدينا بما في ذلك الإجازة الوالدية ، والبروتوكولات الأمنية التي تراعي الفوارق بين الجنسين وغيرها من المزايا والبدلات الداعمة.

التنوع والشمول: في إقليم الشرق الأوسط ، نحن متحمسون لإنشاء مكان عمل شامل يعزز التنوع ويقدره. يتم التحقق من صحة المنظمات المتنوعة في العمر ، و الجنسية ، والعرق ، والقدرة البدنية أو العقلية ، والعرق ، والمنظور لتكون مؤسسات أفضل. والأهم من ذلك ، أن إنشاء بيئة عمل آمنة حيث يمكن للجميع ، من أي خلفية ، بذل قصارى جهدهم هو الشيء الصحيح الذي ينبغي فعله. لذا ، أحضر نفسك بالكامل إلى العمل.

تلتزم لجنة الإنقاذ الدولية بخلق بيئة عمل متنوعة وشاملة ومحترمة وآمنة حيث يتم التعامل مع جميع الأشخاص بإنصاف وكرامة واحترام. تمشيا مع قيمنا الأساسية للنزاهة والخدمة والمساءلة والمساواة ، تسعى لجنة الإنقاذ الدولية جاهدة للحفاظ على بيئة عمل مبنية على الاحترام المتبادل حيث يعامل جميع الأفراد بعضهم البعض بشكل مهني ، وخالية من التحيز والتمييز والمضايقات. . لجنة الإنقاذ الدولية لن تتسامح مع التمييز أو المضايقة أو الانتقام أو التنمر من الأشخاص في أي مكان عمل ل لجنة الإنقاذ الدولية. جميع موظفي لجنة الإنقاذ الدولية ، أينما كانوا ، مسؤولون عن خلق بيئة خالية من التمييز والمضايقة و التنمر والانتقام.