Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.
Sous la supervision du Gestionnaire des Opérations basé à Kinshasa, le Procurement officer a pour responsabilité principale d`organiser les achats des services et des biens, dans les délais et dans le respect strict des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds. Le poste couvre les achats du bureau IRC de Kinshasa ainsi que les zones « no SAP » de l’Ouest et au centre de la RDC.

RESPONSABILITES

Gestion du processus d’achat des biens et services

Centraliser et traiter les demandes d’achat (items forecast) des services et des biens non médicaux approuvées à travers le logiciel de traitement des approvisionnements (Integra),
En collaboration avec les demandeurs et le comité d’achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d’approvisionnements y compris les RFQ et les RFP, les grilles d'analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds;
Mener les négociations transparentes et documentées auprès des fournisseurs pour assurer qu’IRC est en train d’acheter au prix le plus réaliste possible;
Préparer les bons de commande dans Integra, obtenir toutes les validations et/ou approbations internes et contractualiser par la suite avec les fournisseurs;
Informer les différents départements sur l’évolution de traitement de leurs demandes d’achat ;
Contrôler la compliance des dossiers d’achat et élaborer les demandes de paiements avant transmission à la finance, s’assurer que l'ensemble des pièces sont valides quantitativement et qualitativement conformément à la check list;
A la réception de chaque demande d’achat (IF ou PR), assurer que son dossier est systématiquement créé sous box dans le dossier dédié à cette fin;
Assurer qu’à chaque étape du traitement du dossier d’achat, la documentation est archivée sous Box dans le dossier convenable;
Assurer que toutes les commandes sont convenablement clôturées dans le système de gestion Integra et tenir à jour l’archivage des dossiers d'achats sur Box conformément au SOP en place.

Mener les négociations & Gestion des fournisseurs

Conduire des négociations durant le processus des achats conformément aux procédures IRC et développer le procès-verbal après négociation ;
Fournir des conseils lors des négociations des prix et des autres clauses contractuelles si nécessaire à travers le comite de gestion ;
Conduire l’élaboration et la documentation (définition des indicateurs de performance clés pour l`évaluation des performances) sur les performances des fournisseurs tout en conduisant lesdites négociations ;
Assurer le développement et la capacitation des fournisseurs à travers des séances de sensibilisations ;
Assurer le développement des relations stratégiques avec les fournisseurs ;
Il (elle) s`assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations;
Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés;
Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

Réaliser les études du marché

Lancer et conduire le processus des demandes d’information en amont des lancements des MPA/MSA ou toute autre processus d’appel d’offre;
Lancer et conduire le processus des demandes d’information pour les catégories d’articles qui ne sont pas couverts par le MPA/MSA;
Tenir la liste des fournisseurs issus des études du marché par catégorie d’items (au minimum 3 par catégorie) ; ainsi que la liste des prix issus des études du marché;
Actualiser, une fois par an, la liste des prix.

Réaliser les diligences raisonnables avant toute contractualisation avec les fournisseurs 

Assurer que le dossier de tout fournisseur qui contractualise avec l’IRC contient les diligences raisonnables à jour et valides obligatoires entre autres : l’ATC, le SamGov, check liste des fournisseurs radiés IRC, check publique, check références, rapports des visites, P16 et P42 remplis et signés;Assurer que tous les fournisseurs couramment utilisés et à utiliser dans un futur proche sont déjà configurés comme tels sur la liste des vendors dans Integra sinon demander sa création conformément à la procédure en place.