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RÉSUMÉ DU POSTE

Recevoir les familles clientes et les visiteurs à la réception : accueillir, souhaiter la bienvenue, diriger et annoncer leur présence de façon courtoise et appropriée. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels, en plus des tâches de soutien administratif générales.


Receives client families and visitors at the front desk by greeting, welcoming, directing and announcing them courteously and appropriately. Answers, screens, and routes incoming phone calls plus other general office support duties.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu’à la pièce désignée.Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.Aviser immédiatement la direction au sujet d’enjeux de service à la clientèle ou de sécuritéRecevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café.Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l’ordre général.Recevoir le courrier et les colis.Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies.Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions.

Exigences MINIMALES

Formation

Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent

Expérience

6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence.Capable d’utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur.

Connaissances, compétences et aptitudes

Connaissance de l’informatique et de logiciels tels que la suite MS OfficeTon de voix clair et professionnel.Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles.Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps.Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail.

Conditions de travail

En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer :

Environnement de travailLe travail se fait principalement à l'intérieurTenue de travail standard exigée

Postures de travailPosition assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jourMonter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments

Exigences physiquesEffort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphone

Heures de travailTravailler au-delà des heures « normales » selon les besoinsUn minimum de voyage requis

JOB RESPONSIBILITIES

Greets guests and visitors, offering assistance when entering the buildingNotifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate roomAnswers routine questions associated with services, products, location directions, etc.Immediately notifies and involves management with customer service and security issuesReceives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff members Maintains a comfortable environment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed.  May make coffee. Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furnitureReceives incoming mail and packages Maintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust filesMay perform light typing, proofreading, data entry or printing

MINIMUM REQUIREMENTS

Education

High School Diploma or equivalent

Experience

Six months general office, receptionist, or administrative support experience preferredProficient at operating telephones, fax, copier 

Knowledge, Skills and Abilities

Working knowledge of MS Office SuiteClear and professional speaking voice and toneProfessional interpersonal skills to handle sensitive and confidential situationsPosition continually requires demonstrated poise, tact and diplomacyAbility to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hours

Postal Code: H3V 1E7

Category (Portal Searching): Administration and Clerical

Job Location: CA-QC - Montreal