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RÉSUMÉ DU POSTE

Faire les horaires pour le personnel et l’équipement automobile pour les activités quotidiennes, en soutien à la maison funéraire ou au centre de services. Garantir que la couverture adéquate est disponible et prévue à l’horaire pour un service de qualité supérieure aux familles clientes, tout en assurant l’utilisation optimale des ressources humaines et physiques de l’entreprise, en accord avec les standards budgétaires définis.

RESPONSABILITÉS DU POSTE 

Répartition/Administration

Fournir un soutien constant avec la répartition des ressources pour répondre aux besoins des familles clientes.Répondre aux appels d’information et engager les ressources nécessaires pour la répartition.Préparer les papiers pour la cueillette.Assister à l’archivage de la documentation sur l’embaumement, comme requis.Garantir que les véhicules et le personnel sont répartis en accord avec les standards de l’entreprise. Les services de répartition peuvent inclure :CueillettesExpositionsTransferts du cercueil de la personne décédée ou de la dépouille pour les dispositions finalesServices commémoratifs de la personne décédée

Préparation des horaires

Préparer les activités pour le personnel et les succursales du territoire.Préparer la répartition des horaires et du personnel pour garantir l’exécution des services selon l’horaire établi, les services peuvent inclure :CueillettesExpositionsTransferts du cercueil de la personne décédée ou de la dépouille pour les dispositions finalesServices commémoratifs de la personne décédéePréparer les horaires des ressources de la succursalePrévoir les ressources nécessaires pour répondre aux engagements sur le territoire

Service à la clientèle

Démontrer un engagement envers le service à la clientèle, à l’interne comme à l’externe, et offrir un service exceptionnel aux familles.Construire des relations solides dans l’équipe et les maintenir en encourageant l’esprit d’équipe.Communiquer avec les employés de l’installation, incluant les directeurs, les superviseurs et les autres membres du personnel, pour éviter les situations de confusion et de malentendu.Mener par l’exemple : avoir une attitude engagée et offrir un soutien aux initiatives de l’entreprise.

Gestion des stocks (spécifique à l’installation)

Faire les commandes de l’équipement nécessaire.Faire la gestion des stocks pour les cercueils et les contenants de crémation pour le territoire, recevoir les demandes et faire les commandes, comme requis.Faire les commandes pour les fournitures de base, comme requis par le directeur de succursale.Exécuter les autres tâches selon les directives de la direction.

EXIGENCES MINIMALES

Études

Diplôme d’études secondaires ou GED équivalent

Permis

Un permis de conduire valide pourrait être exigé

Expérience

Un minimum de 6 mois d’expérience en préparation d’horaires ou en logistique

Connaissances, compétences et aptitudes

Connaissance des promesses de service de l’entreprise, des services, des capacités, des politiques des procédures et des pratiques, pour faire la gestion efficace des besoins de la succursaleCapacité à résoudre les problèmes en accord avec les objectifs de l’entrepriseExcellente compétence de communication et de relations interpersonnellesCapacité à prioriser et à organiser avec efficacité et avec un sens accru du détailCapacité à travailler dans un milieu de travail exigeant, à gérer la pressionCapacité à faire plusieurs tâches simultanées avec des logicielsCapacité à communiquer avec le personnel, les clients, les fournisseurs en personne ou au téléphoneConnaissance solide de l’informatique, de la suite MS Office, des courriels, d’internet et d’autres logiciels nécessaires, ou la volonté d’apprendreBon dossier de conducteur

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Schedules resources and automotive equipment relating to daily operations in support of a funeral home and/or care center. Ensures that adequate coverage is available and scheduled to provide a superior service to client family, while maximizing the full potential use of company human and physical resources in accordance with established budgetary standards.

JOB RESPONSIBILITIES 

Dispatching/Paperwork

Provides consistent support by dispatching resources to meet the needs of client familiesReceives first call information and initiates the resources required for dispatchProcesses removal paperworkAssists with recording keeping of embalming documentation as requiredEnsures that vehicles and associates are dispatched in accordance with company standards.  Dispatch services may include:RemovalsVisitationsTransfers of casketed decedent and/or remains to final dispositionsDecedent memorial services

Scheduling

Schedules activities for both the internal staff as well as market locationsSchedules the dispatch of vehicles and associates to ensure that services are provided as scheduled; services may include:RemovalsVisitationsTransfers of casketed decedent and/or remains to final dispositionsDecedent memorial servicesMaintains in-house scheduling of location resourcesSchedules sufficient resources to meet market commitments

Customer Service

Demonstrates a commitment to internal and external customer service while serving the Company’s families exceptionally wellBuilds and maintains strong relationships by promoting a team atmosphereCommunicates with location associates, including directors, managers and other staff members to mitigate confusion and misunderstandingLeads by example while staying engaged and supportive of company initiatives

Manage Inventory (Location specific)

Takes and places orders for necessary suppliesManages  inventory for caskets and cremation containers for the market, including receiving requests and making orders, as requiredOrder additional general supplies at the direction of the location management.Performs other duties as directed by management

MINIMUM REQUIREMENTS

Education

High school diploma or GED equivalent

Licenses

Current valid driver’s license may be required

Experience

Minimum of six (6) months scheduling or logistics experience

Knowledge, Skills and Abilities

Knowledge of the company’s service promise, services, capabilities, policies procedures and practices to effectively manage various location needsAbility to resolve issues in accordance with company goals and objectivesExcellent communication skills and interpersonal skillsAbility to prioritize and organize effectively with a keen sense to detailAbility to work in a fast paced, high pressure environmentAbility to multi-task using multiple software programs simultaneouslyAbility to communicate with associates, customers, supplies in person or by phoneSolid knowledge of computers, MS Office, e-mail, internet and other software required or willingness to learnReasonably clean driving record

Postal Code: H3V 1E5

Category (Portal Searching): Operations

Job Location: CA-QC - Montreal