Competências e Responsabilidades

Comunicação Eficaz

Recebe e direciona visitantes para os locais e  pessoal apropriado da empresa, oferecendo orientações e informações necessárias.

Opera um sistema telefônico de uma ou várias posições, garantindo comunicação clara e eficiente, fornecendo informações básicas ou encaminhando chamadas conforme necessário.

Atua como ponto de contato inicial para clientes e visitantes, oferecendo orientações e informações necessárias.

Mantém comunicação profissional, tanto presencialmente quanto por telefone, mantendo um ambiente acolhedor.

Gestão Organizacional

Gerencia a recepção, controle e distribuição de encomendas e correspondências, além de executar atividades administrativas como arquivamento e ordenação de documentos, assegurando a eficiência operacional.

Organiza o espaço da recepção para manter um ambiente acolhedor e profissional.

Desenvolve e implementa procedimentos de recepção para otimizar os processos organizacionais.

Atendimento ao cliente

Oferece assistência e informações direcionadas, melhorando a experiência do visitante.

Resolve dúvidas de visitantes e pessoas colaboradoras, demonstrando soluções proativas.

Mantém alto padrão de etiqueta profissional no atendimento ao público.

Recepciona os visitantes de maneira cordial, criando um ambiente acolhedor para clientes e parceiros.

Encaminha solicitações e preocupações dos visitantes às partes relevantes, garantindo satisfação e feedback positivo.

Gestão de Agendas e Salas de Reuniões

Preparação e/ou reserva de sala de reuniões, incluindo configuração de equipamentos de apresentação e chamadas de vídeo.

Coordenação de serviços de alimentação para reuniões e eventos especiais no escritório.

Suporte Administrativo

Elaboração e envio de correspondências e e-mails profissionais, conforme demanda.

Criação e manutenção de arquivos físicos e digitais para documentação organizada e de fácil acesso.

Controlar e garantir a realização de compras de suprimentos para o escritório, garantindo que todos os materiais necessários estejam sempre disponíveis.

Suporte em Segurança do Escritório

Apoiar no monitoramento de sistemas de segurança, como câmeras e controles de acesso.

Coordenação com a equipe de facilities para relatar ou investigar quaisquer irregularidades de segurança.

Implementação de procedimentos de segurança para visitantes, incluindo verificação de identidade e orientações básicas de segurança.

Formação

Ensino médio completo. 

Desejável curso técnico em administração ou áreas correlatas.

Idiomas

Português fluente

Desejável Inglês básico/intermediário

Experiência

Experiência prévia em recepção ou em funções de suporte administrativo é preferível.

Requisitos (*se necessário)

Conhecimento do Pacote Office e habilidades básicas de informática.

Boa capacidade de organização e atenção aos detalhes.

Competências Essenciais Trimble

Comprometimento

Comunicação

Ética

Humildade

Integridade

Colaboração