MISSION DU POSTE

Le/La responsable administration et comptabilité des fournisseurs joue un rôle clé dans la gestion des relations avec les fournisseurs (hors Groupe) ; avec un comptable fournisseur sous sa responsabilité, il/elle assure le bon fonctionnement du processus allant du support au démarrage des livraisons ou des prestations, au suivi et à la création de bons de commande, au rapprochement des factures et des bons de commande, la gestion de la contrathèque et la rationalisation des processus, transactions et délais de paiement sur la région.

Pour cela, il/elle collabore avec l’ensemble des départements du siège régional, les magasins et les fournisseurs.
Il s’agit d’une création de poste.

Ce poste comporte à la fois des tâches transactionnelles, de la gestion administrative de devis, contrats, etc…, du support projet d’appel d’offres ou implémentation de nouveaux processus, des travaux de consolidation et de la rationalisation de processus via une démarche d’amélioration continue, du suivi des balances âgées…

L’essentiel des tâches transactionnelles est réalisé par le comptable fournisseurs mais le/la responsable doit assurer la continuité du traitement en fonction du planning. Une grande polyvalence est donc intrinsèque à la mission.

RESPONSABILITES PRINCIPALES DU SERVICE ADMNISTRATION ET COMPTABILITE DES FOURNISSEURS

Gestion des bons commandes & rapprochement des factures

Gestion de bons de commande et réceptions dans le respect des échéances financières Suivi et contrôle qualité des bons de commande et réception des autres utilisateurs Rapprochement des factures Mise en litige et suivi des litiges

Gestion des notes de frais

Contrôles des notes de frais dans les outils selon les procédures Formation et assistance aux utilisateurs & voyageurs Archivage des documents

Respect des règles internes, normes et conformité

Appliquer les règles de contrôle interne Garantir la bonne application des règles par les différents utilisateurs Former les parties prenantes

Gestion et suivi des fournisseurs

Support au processus de sélection et d’évaluation des fournisseurs en équipe avec les opérationnels et la Direction Contrôles pré-contractualisation et support aux opérationnels pour la contractualisation Administration des obligations contractuelles : contrôle des licences, assurances… Gestion de la contrathèque de la filiale Création des fournisseurs dans les systèmes et maintenance de la base de données  Maintenir et améliorer les interactions notamment sur les sujets d’intégration comptable, de rationalisation des factures, d’amélioration des délais de paiement… Support administratif à l’arrêt des collaborations  Gestion des risques liés aux fournisseurs

Revue de processus, optimisation et déploiement de plans d’action

Amélioration continue des processus en vue d’accroitre leur efficacité, leur qualité et leur rentabilité Cartographie et documentation Etude d’automatisation en équipe avec l’équipe comptabilité générale, l’équipe IT et le Groupe Mettre en place des plans d’action pour la résolution rapide des litiges et blocages, garantir la pérennité des relations

 

PROFIL RECHERCHE

Expérience

Expérience en département administratif et financier d’environ 7 ans dans un environnement multisite et international Première expérience de management souhaitée

Compétences et savoir-être

Niveau Master Finance ou Comptabilité Intérêt pour l’activité Retail et un environnement de travail multiculturel Polyvalence et rigueur Réflexion stratégique et compréhension détaillée des processus opérationnels Capacité de priorisation et/ou délégation  Proactivité et réactivité, dans le respect des procédures et des échéances Résilience, esprit d’équipe et sens du service  Négociation, Management & Leadership Appétence pour le travail cross-fonctionnel Excellentes capacités de communication à l’écrit comme à l’oral
 

Langues

Français & Anglais : courant écrit et parlé  Néerlandais ou une langue scandinave est un plus