Finance & Administration Manager 

The cover letter and resume must be done in English

 

About Palladium:  

Palladium is a global company working to design, develop and deliver positive impact on the lives and livelihoods of people around the globe; broaden access to health, water, power, and infrastructure; build enduring, sustainable, and transformative institutions and market systems to address global challenges; and conserve the natural world. We operate in over 90 countries and have a workforce of 4,000 talented, motivated, and diverse staff of all religions, races, languages, and gender identities.    

This Proposal Opportunity: Palladium is seeking a Finance & Administration Manager to help a confidential client implement a fund aimed at catalyzing positive social, economic and environmental impact at a regional level in Anosy, Madagascar. The Finance & Administration Manager will work with a local team, subcontractors and Palladium Home Office to support the identification, selection and implementation of projects that partner with private and public partners to achieve social, economic and environmental impacts. Projects may include initiatives in collaboration with agricultural exporters to improve smallholder productivity, projects with local NGOs and private sector employers to train youth in skills and connect them to in-demand jobs and/or projects that incentivize reforestation through the adoption of agroforestry models. The financing facility will identify partners, structure partnerships, design projects, launch pilots, monitor results and then scale successful pilots to community and regional level programs. Projects will be supported with technical assistance (expert inputs/advisory, evaluation, connection to external funds) and funding in the form of grants. In the first phase (18 months) of operation, the Facility will focus on piloting small-scale projects, co-created with private and public sector partners to learn and then scale results with proven partners, communities and models. The second phase (24-36 months) will focus on scaling proven models and curating a pipeline of additional projects that can be co-created, piloted and then scaled. 

The Finance & Administration Manager will provide overall management of project finances, operations, administration, logistics, procurement, and budgeting for both engagements, with the goal of ensuring that the programs are implemented in accordance with Palladium rules, regulations, and procedures. Supervision will range in scope from daily oversight of various aspects of project operations, including procurements and budgeting to working with senior technical leadership to ensure that the project has effective systems in place to facilitate timely and responsive management of multiple concurrent activities.   

Roles and Responsibilities 
General Duties   

Manage all administrative and financial programmatic functions (accounting, tax reporting, HR, contracting, etc).    
Assist and support the Facility Director, Partnerships Manager, Palladium Home Office and the rest of the Project Management Unit (PMU) in all reporting and communications related to the finance, operations, human resources, administration, and compliance functions of the projects.  
Oversee grants and subcontracts procurement, execution, and compliance practices by supervising a Finance & Administration Associate in coordination with the PMU. 
Ensure continual review of internal and strategic controls, risk assessments and maintenance of the project’s records in compliance with client and company policies, and local law.    
Monitor country office compliance with Palladium’s internal policies and procedures for hiring and compensating consultants and oversee procurement of goods and services.   
Assist with recruitment and onboarding of local staff, ensuring compliance with local law and Palladium policies. 

Financial  Management   

Oversee implementation and ongoing adherence to Palladium’s finance and accounting procedures.   
Develop templates, tools, and processes to support budget tracking and preparation of financial and other cost accounting reports for Palladium Home Office and the client, including tracking for subcontracts and grants.   
Support budget development, management, and realignment based on project expenditures.  
Monitor vendor invoices and disburse payments upon Palladium Facility Director approval.   
Oversee and quality control the registry of expenditures and financial reports, including reconciliation of all balance sheet accounts and assess the administration in all matters of financial risk.   
Review monthly Palladium Madagascar office expense reports and corresponding receipt packages, ensuring that reporting methods are closely followed and supported documentation is provided.   
Produce monthly revenue forecasts with input from the Palladium PMU.   
Oversee management of the project’s country bank accounts according to company policies and procedures and act as the Palladium Madagascar point of contact with local bank in coordination with other Palladium teams.   
Review subcontractor invoices for accuracy and compliance with Palladium cost principles and allowability guidelines and substantiate all costs included on the invoice.   
Conduct spot checks, coordinate internal project audits, and support external project audits as required.   
Provide timely and accurate financial reports to clients and home office. 
Other duties as required to support the efficient, effective, and compliant management of the project and its personnel.  

Personnel Management   

Lead human resources processes and management, including recruiting, onboarding, and orienting new staff.   
Manage both projects’ employee performance appraisals systems and ensure adherence with local compensations plans.   
Assist in identification of local consultants.   
Coordinate and execute employment contracts and modifications for project staff and consultants, in coordination with the Palladium Home Office teams.    
Maintain individual records with contracts, detailed scopes of work, deliverables, salary histories, etc. for all consultants.  

Position Requirements 

Degree in Business, Administration, Finance, Accounting, or other relevant discipline. Knowledge of grants policies, procedures, and reporting requirements for major donor or similar CSR programs. 
Knowledge of donor or similar CSR program subcontracts regulations. 
Familiarity with managing performance-based or pay-for-results grants/contracts is preferred. 
Experience in managing partnerships, interacting with stakeholders, collaborating on meetings and workshops, and overseeing partnership activities. 
Experience in designing and managing subcontracts. 
Experience managing staff. 
Demonstrated experience coordinating and collaborating with various stakeholders and grant awardees. 
Advanced knowledge of computers and MS Excel. 
Local candidates only. Fluency in French and English required; fluency in Malagasy is a plus. 

Equity, Diversity & Inclusion - Palladium is committed to embedding equity, diversity, and inclusion into everything we do. We welcome applications from all sections of society and actively encourage diversity to drive innovation, creativity, success and good practice. We positively welcome and seek to ensure we achieve diversity in our workforce; and that all job applicants and employees receive equal and fair treatment regardless of their background or personal characteristics. These include: (but are not limited to) socio-economic background, age, race, gender identity and expression, religion, ethnicity, sexual orientation, disability, nationality, veteran, marital or Indigenous status.    

Should you require any adjustments or accommodations to be made due to a disability or you are a neurodivergent individual or for any other circumstance, please email our team at accessibility@thepalladiumgroup.com and we will be in touch to discuss.   

Safeguarding - We define Safeguarding as “the preventative action taken by Palladium to protect our people, clients and the communities we work with from harm”. We are committed to ensuring that all children and adults who come into contact with Palladium are treated with respect and are free from abuse.  All successful candidates will be subject to an enhanced selection process including safeguarding-focused interviews and a rigorous due diligence process.  

Gestionnaire des finances et de l'administration  

The cover letter and resume must be done in English

À propos de Palladium :  
Palladium est une entreprise mondiale qui s'emploie à concevoir, développer et produire un impact positif sur la vie et les moyens de subsistance des populations du monde entier ; à élargir l'accès à la santé, à l'eau, à l'électricité et aux infrastructures ; à mettre en place des institutions et des systèmes de marché durables et transformateurs pour relever les défis mondiaux ; et à préserver le monde naturel. Nous sommes présents dans plus de 90 pays et disposons d'une main-d'œuvre de 4 000 employés talentueux, motivés et diversifiés, de toutes religions, races, langues et identités de genre.  

L'opportunité de cette proposition : Palladium recherche un Responsable Finances et Administration pour aider un client confidentiel à mettre en place un fonds visant à catalyser un impact social, économique et environnemental positif au niveau régional à Anosy, Madagascar. Le Responsable Finances et Administration travaillera avec une équipe locale, des sous-traitants et le siège de Palladium pour soutenir l'identification, la sélection et la mise en œuvre de projets qui s'associent à des partenaires privés et publics afin d'obtenir des impacts sociaux, économiques et environnementaux. Les projets peuvent inclure des initiatives en collaboration avec des exportateurs agricoles pour améliorer la productivité des petits exploitants, des projets avec des ONG locales et des employeurs du secteur privé pour former les jeunes à des compétences et les mettre en contact avec des emplois demandés et/ou des projets qui encouragent le reboisement par l'adoption de modèles d'agroforesterie. La facilité de financement identifiera les partenaires, structurera les partenariats, concevra les projets, lancera les projets pilotes, contrôlera les résultats et transposera les projets pilotes réussis en programmes communautaires et régionaux. Les projets bénéficieront d'une assistance technique (contributions/conseils d'experts, évaluation, connexion à des fonds externes) et d'un financement sous forme de subventions. Au cours de la première phase (18 mois), le mécanisme se concentrera sur des projets pilotes à petite échelle, créés en collaboration avec des partenaires des secteurs privé et public, afin d'apprendre et d'étendre les résultats avec des partenaires, des communautés et des modèles qui ont fait leurs preuves. La deuxième phase (24-36 mois) sera consacrée à l'extension des modèles éprouvés et à la constitution d'une réserve de projets supplémentaires pouvant être cocréés, pilotés puis étendus.  

Le Responsable Finances et Administration assurera la gestion globale des finances du projet, des opérations, de l'administration, de la logistique, de l'approvisionnement et de la budgétisation pour les deux engagements, dans le but de s'assurer que les programmes sont mis en œuvre conformément aux règles, règlements et procédures de Palladium. L'étendue de la supervision ira de la surveillance quotidienne des divers aspects des opérations du projet, y compris les achats et la budgétisation, à la collaboration avec la direction technique pour s'assurer que le projet dispose de systèmes efficaces pour faciliter la gestion opportune et réactive de multiples activités simultanées.  

Rôles et responsabilités  
Fonctions générales    

Gérer toutes les fonctions programmatiques administratives et financières (comptabilité, déclarations fiscales, ressources humaines, contrats, etc.)     
Assister et soutenir le directeur de la facilité, le responsable des partenariats, le siège de Palladium et le reste de l'unité de gestion de projet (UGP) dans tous les rapports et communications liés aux finances, aux opérations, aux ressources humaines, à l'administration et aux fonctions de conformité des projets.   
Superviser les pratiques de passation, d'exécution et de conformité des subventions et des contrats de sous-traitance en supervisant un associé chargé des finances et de l'administration, en coordination avec l'UGP.  
Assurer l'examen continu des contrôles internes et stratégiques, l'évaluation des risques et la tenue des dossiers du projet conformément aux politiques du client et de l'entreprise, et à la législation locale.     
Contrôler la conformité du bureau national avec les politiques et procédures internes de Palladium pour l'embauche et la rémunération des consultants et superviser l'acquisition de biens et de services.    
Aider au recrutement et à l'intégration du personnel local, en veillant au respect de la législation locale et des politiques de Palladium.  

Gestion financière    

 Superviser la mise en œuvre et le respect permanent des procédures financières et comptables de Palladium.    Développer des modèles, des outils et des processus pour soutenir le suivi budgétaire et la préparation des rapports financiers et autres rapports de comptabilité analytique pour le siège de Palladium et le client, y compris le suivi des contrats de sous-traitance et des subventions.    
Soutenir l'élaboration, la gestion et la réorientation du budget en fonction des dépenses du projet.  
Contrôler les factures des fournisseurs et effectuer les paiements sur approbation du directeur de l'établissement du Palladium.    
Superviser et contrôler la qualité de l'enregistrement des dépenses et des rapports financiers, y compris la réconciliation de tous les comptes du bilan et évaluer l'administration pour toutes les questions de risque financier.    
Examiner les rapports mensuels de dépenses du bureau de Palladium Madagascar et les paquets de reçus correspondants, en s'assurant que les méthodes d'établissement des rapports sont suivies de près et que les documents justificatifs sont fournis.    
Produire des prévisions de revenus mensuels avec l'aide de l'UGP Palladium.    
Superviser la gestion des comptes bancaires nationaux du projet conformément aux politiques et procédures de la société et agir en tant que point de contact de Palladium Madagascar avec la banque locale en coordination avec d'autres équipes de Palladium.    
Examiner les factures des sous-traitants pour s'assurer de leur exactitude et de leur conformité avec les principes de coûts de Palladium et les directives d'admissibilité et justifier tous les coûts inclus dans la facture.    
Effectuer des vérifications ponctuelles, coordonner les audits internes des projets et soutenir les audits externes des projets, le cas échéant.    
Fournir des rapports financiers précis et en temps voulu aux clients et au siège.  
Effectuer d'autres tâches si nécessaire pour soutenir la gestion efficace, efficiente et conforme du projet et de son personnel.  

Gestion du personnel    

Diriger les processus et la gestion des ressources humaines, y compris le recrutement, l'intégration et l'orientation du nouveau personnel.    
Gérer les systèmes d'évaluation des performances des employés des deux projets et veiller au respect des plans de rémunération locaux.    
Aider à l'identification des consultants locaux.    
Coordonner et exécuter les contrats de travail et les modifications pour le personnel du projet et les consultants, en coordination avec les équipes du siège du Palladium.     Tenir à jour les dossiers individuels avec les contrats, les cahiers des charges détaillés, les livrables, l'historique des salaires, etc. pour tous les consultants.   

Exigences du poste  

Diplôme en commerce, administration, finance, comptabilité ou autre discipline pertinente.  
Connaissance des politiques, des procédures et des exigences en matière de rapports pour les grands donateurs ou les programmes de RSE similaires.  
Connaissance des réglementations relatives aux contrats de sous-traitance des donateurs ou des programmes de RSE similaires.  
Une bonne connaissance de la gestion des subventions/contrats basés sur la performance ou le paiement aux résultats est préférable.  
Expérience de la gestion de partenariats, de l'interaction avec les parties prenantes, de la collaboration à des réunions et à des ateliers, et de la supervision d'activités de partenariat. 
Expérience de la conception et de la gestion de contrats de sous-traitance.  
Expérience de la gestion du personnel.  
Expérience avérée de la coordination et de la collaboration avec diverses parties prenantes et bénéficiaires de subventions.  
Connaissance avancée de l'informatique et de MS Excel.  
Candidats locaux uniquement.  La maîtrise du français et de l'anglais est requise ; la maîtrise du malgache est un atout.  

Équité, diversité et inclusion - Palladium s'engage à intégrer l'équité, la diversité et l'inclusion dans tout ce que nous faisons. Nous accueillons les candidatures de toutes les couches de la société et encourageons activement la diversité pour stimuler l'innovation, la créativité, la réussite et les bonnes pratiques. Nous accueillons positivement et cherchons à assurer la diversité de notre main-d'œuvre et à faire en sorte que tous les candidats à l'emploi et les employés reçoivent un traitement égal et équitable, quelles que soient leurs origines ou leurs caractéristiques personnelles. Ces caractéristiques comprennent (sans s'y limiter) le milieu socio-économique, l'âge, la race, l'identité et l'expression sexuelles, la religion, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, le handicap, la nationalité, le statut d'ancien combattant, le statut matrimonial ou le statut d'autochtone.  

Si vous avez besoin d'ajustements ou d'aménagements en raison d'un handicap ou si vous êtes une personne neurodivergente ou pour toute autre circonstance, veuillez envoyer un courriel à notre équipe à l'adresse accessibility@thepalladiumgroup.com et nous vous contacterons pour en discuter.  

Sauvegarde - Nous définissons la sauvegarde comme "l'action préventive prise par Palladium pour protéger notre personnel, nos clients et les communautés avec lesquelles nous travaillons contre les préjudices". Nous nous engageons à veiller à ce que tous les enfants et les adultes qui entrent en contact avec Palladium soient traités avec respect et ne soient pas victimes d'abus. Tous les candidats retenus feront l'objet d'un processus de sélection renforcé comprenant des entretiens axés sur la protection des enfants et un processus rigoureux de vérification préalable.