Role impact:

To maintain accurate client account information and to communicate on a regular basis with clients in order to provide them with current account status and to avoid delinquency.  Provide the Operations and Leasing team supporting information necessary for Client relationships.  This is a bilingual role (English and French).

 

What you will deliver:

Maintain accounts receivables as per company objective standards by ensuring the timely collection of all rents Work with Legal in providing information for Tenants in legal status including Tenants in defaults, litigation and bankruptcy. Maintain an up-to-date record of all negligent accounts by preparing a variety of accounts receivable reports and letters such as, but not limited to, account statements and correspondence to each tenant, doubtful accounts, write-offs, and proof of claims Prepare 5th of the month analysis of outstanding Rent to ensure company objectives have been met Maintain accounts receivables comment reports up-to-date by ensuring status of outstanding amounts have been categorized by type allowing effective management of outstanding amounts Maintain rent roll and associated charges in finance system as per lease agreement Process all client billings, rental notices and parking income including year-end notices through finance systems on a timely and accurate basis and forward to all clients to ensure the availability of all relevant information and to limit the possibility of outstanding accounts Review, verify and accurately input a variety of information related to clients' leases; prepare correspondence such as, but not limited to, rental notices and welcome letters; liaise on a regular basis with clients in order to develop and maintain good working relationships Respond to inquiries from clients by reviewing leases and billings for discrepancies and making necessary adjustments Input all clients’ monthly sales and follow up on missing sales information. Input all clients' certified and audited sales following up with the Tenant where necessary. Review and update sales estimates and post monthly sales accruals Review sales information for accuracy and fluctuations month over month. Input consumption information in preparation of monthly and annual Recoveries processing. Analyze consumption variances month over month and follow up with Operations where necessary. Complete monthly recovery estimate reconciliation and set-up to ensure timely calculation of recovery accruals Support the implementation of new platforms and systems enchantments as required Lead Monthly AR meetings with Property GM and VP of Operations ensuring action items are addressed and followed up on. Reconcile specialty leasing and storage contracts and ensure agreements are processed in finance systems Perform mass maintenance of estimated recovery rates and distribute annual packages to clients Process miscellaneous billings for service-related charges and reconcile the balance sheet accounts for quarterly working paper files Establish and maintain a strong working relationship with Tenants in order to ensure Tenant is provided all necessary information to make payments on a timely basis.

                                 

What your strengths are:

Team player Excellent verbal and written communication skills with the ability to effectively provide clear responses to client Strong organizational, multitasking and prioritization skills Ability to work under pressure with deadlines Detail oriented and focused on accuracy Strong analytical, problem-solving skills and numeracy  Able to work with minimum supervision Strong computer skills with a high level of competence in Microsoft Office i.e. PowerPoint, Excel, Word, Google Suite and Yardi Self-starter with the ability to lead in a fast-paced environment

                                             

What you need to succeed:      

Bilingual in English and French is required College or University degree in Finance, Accounting, Commerce, Business, or relevant work experience Minimum 2 years’ experience in an Accounting or Billings position Experience in Real Estate and/or Property Management Good understanding of accounting principles, leases, and related documentation

 

Why you should join us:

At Cadillac Fairview we have been transforming communities for over 50 years.  We are so much more than our properties.  We are building leaders at all levels.  We offer the challenge of interesting work, a great organizational culture, the opportunity to collaborate with the best in the business, and support for your growth and development.  We reward values-based behavior and superior results with a competitive rewards package that includes best-in-class benefits and pension.  Imagine a place where you can make a difference!

At CF our everyday actions and critical business decisions are guided by our CF Values. Achieving results is naturally important for us and we achieve results through behaviours that are consistent with our CF Values.

Are you someone who believes in our values?

Aim Higher – we strive to exceed expectations Own Your Expertise – we empower ourselves and each other Collaborate Effectively – we bring the right people together to get the right results Engage with Empathy – we objectively consider the needs of others Embrace Change – we drive, learn from, and adapt to change

At CF you’ll join a diverse community and award-winning team where your talent and commitment to excellence are welcomed, valued and respected.  We’re ready to meet you there – are you?

CF is an equal opportunity employer and is committed to creating a diverse and inclusive environment.  If you need reasonable accommodation during the recruitment, assessment, and/or selection process, please notify your CF contact or email cfcareers@cadillacfairview.com.

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Incidence du poste :
Tenir à jour les renseignements sur les comptes clients et communiquer régulièrement avec les clients pour leur fournir des états de compte récents et éviter les défauts de paiement.
 

Les résultats que vous produirez :

Tenir à jour les comptes clients conformément aux normes objectives de l’entreprise en veillant à la collecte à temps des loyers. Tenir à jour dans CTI le registre des loyers et des frais afférents, conformément au bail. Tenir à jour un registre des comptes en souffrance, préparer une variété de rapports et de communications sur les comptes clients, par exemple, des relevés de compte et de la correspondance avec les locataires concernés, et faire le suivi des créances douteuses, des radiations, des affirmations de créance. Traiter les factures et les avis destinés aux clients au moyen de CTI, en temps opportun et avec précision, et envoyer cette documentation aux clients pour qu’ils disposent de toute l’information nécessaire et que le nombre de comptes en souffrance soit réduit au minimum. Voir au traitement rapide et exact (manuel et électronique) et au classement des documents relatifs aux comptes clients en examinant la documentation aux fins d’encodage, d’approbation et de saisie dans le système en vue de fournir aux services des renseignements à jour et exacts sur les dépenses aux fins de signalement des écarts et de préparation de budgets. Étudier, vérifier et entrer dans le système l’information relative aux baux des clients. Préparer la correspondance, notamment celle traitant des avis relatifs aux baux et les lettres de bienvenue. Assurer une communication régulière avec les clients pour établir et maintenir de bonnes relations. Établir un budget d’exploitation annuel pour les dépenses administratives en effectuant un examen approfondi de tous les contrats ainsi que du budget de l’année précédente. Répondre aux demandes des clients en cherchant attentivement des irrégularités dans les baux et les factures et en apportant les ajustements nécessaires. Analyser la productivité des ventes des clients, la fluctuation des loyers proportionnels, les échéances de paiement des montants dus, etc., en vue d’engager et de coordonner le processus de vérification semestrielle des ventes au détail des clients et la production des commentaires mensuels sur les ventes. Préparer les rapports d’occupation mensuels et trimestriels au moyen du système CTI. Compiler, analyser et comparer les résultats prévus et réels pour obtenir un portrait exact du niveau d’occupation de la propriété et expliquer tout écart de plus de 1 %. Tenir l’analyse des comptes de services publics et préparer à temps des factures pour les clients ayant des compteurs. Préparer, le 5 de chaque mois, une analyse des loyers impayés afin que soient atteints les objectifs de l’entreprise. Tenir à jour les rapports de commentaires des comptes clients en faisant en sorte que l’état des montants impayés soit catégorisé par type, ce qui permet une gestion efficace de ces montants. Établir les recouvrements mensuels afin de calculer à temps les produits à recevoir. Concilier les contrats de location spécialisée et voir au traitement des ententes dans CTI. Effectuer l’entretien massif des taux estimés de recouvrement. Traiter diverses factures pour des frais liés aux services. Voir à ce que les unités de surface obtiennent leur certification et que celle-ci soit administrée dans CTI dans les dix jours suivant la date de possession. 

 

Vos forces :

Aptitudes excellentes pour la communication écrite et verbale. Aptitudes solides pour l’organisation et l’établissement des priorités et capacité à mener de front plusieurs tâches. Capacité à travailler sous pression, avec des échéances. Solides compétences en analyse et en résolution de problèmes. Capacité à travailler avec un minimum de supervision.

Ce dont vous avez besoin pour résussir :

Diplôme universitaire en comptabilité ou en finance. Au moins deux ans d’expérience en comptabilité ainsi qu’en gestion immobilière ou de propriété. Bonne compréhension des principes de comptabilité, des baux et de la documentation connexe. Bonnes connaissances de l’informatique, et maîtrise d’Excel et de Word. Expérience avec CTI, un atout. Connaissance des procédures d’insolvabilité, un atout.

 

Pourquoi vous joindre à nous :

Chez Cadillac Fairview, nous transformons les communautés depuis plus de 50 ans. Nous sommes beaucoup plus que nos propriétés. Nous bâtissons des leaders à tous les échelons de l’entreprise. Nous vous offrons la possibilité de relever des défis professionnels intéressants, de faire partie d’une culture exceptionnelle, de collaborer avec les meilleurs de notre secteur d’activité et d’être soutenu dans le cadre de votre croissance et de votre perfectionnement. Nous récompensons les comportements axés sur les valeurs et les résultats supérieurs en offrant un programme de rémunération globale qui comprend des avantages et un régime de retraite sans pareils. Imaginez un endroit où vous pouvez changer les choses!

Chez CF, nos comportements, nos interactions quotidiennes et nos importantes décisions d’affaires sont guidés par les valeurs de CF. Bien entendu, atteindre des résultats compte pour nous. Toutefois, il est tout aussi important d’y parvenir en adoptant des comportements qui cadrent avec les valeurs de CF.

Nous sommes à la recherche de personnes de talent qui croient aux valeurs de CF :

Viser plus haut – nous aspirons à dépasser les attentes. Reconnaître notre expertise – nous nous valorisons mutuellement. Collaborer efficacement – nous amenons les bonnes personnes à travailler ensemble afin d’obtenir les résultats voulus. Mener chaque interaction avec empathie – nous tenons compte des besoins d’autrui de façon objective. Privilégier le changement – nous favorisons le changement, nous nous y adaptons et nous en tirons des apprentissages.

Chez CF, vous vous joindrez à une équipe diversifiée et primée, au sein de laquelle votre talent et votre engagement envers l’excellence seront encouragés, appréciés et respectés. On s’y retrouve… êtes-vous prêt?

CF adhère à des principes d’égalité des chances et s’est engagée à créer un environnement de travail diversifié et inclusif. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement, d’évaluation ou de sélection, veuillez en aviser votre personne-ressource de CF ou envoyer un courriel à cfcareers@cadillacfairview.com.