Zweck & Gesamtrelevanz für die Organisation:

 

Sicherstellen der administrativen Unterstützung des Vorgesetzten sowie der Abteilung.

 

Verantwortlichkeiten:

 

Wahrnehmen des routinemäßigen Schriftverkehrs, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen Formatieren, eingeben und bearbeiten verschiedener Materialien wie Schriftverkehr, Memos, Protokolle, Berichte und vertrauliche Dokumente Pflegen und aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Organigrammen und anderen graphischen Darstellungen Telefonanrufe annehmen und sondieren, eingehende Post kontrollieren und den E-Mail-Account der Abteilung verwalten Unterstützen des Teams beim Erstellen von Ankündigungen und Newslettern Mitwirken bei der Erstellung/Überarbeitung von Präsentationen Interne und externe Besprechungen/Konferenzen planen, inkl. Raumbuchungen Organisieren, Koordinieren und Abwickeln sämtlicher Reisen für die Mitarbeiter des Teams, einschließlich der Flug- und Hotelbuchungen, Beantragung von Visa, Fahrzeugreservierungen und Vorkehrungen für die Abholung vom Flughafen, sowie die üblichen Probleme in diesem Zusammenhang termingerecht lösen Erstellen von Reisekostenabrechnungen Bearbeiten der Kostenstellen der Abteilung, einschließlich der regelmäßige Überwachung der Budgets, Freigabe von Rechnung zur Gewährleistung korrekter Buchhaltungsvorgänge Wichtigste Kontaktperson für das Informationsmanagement (z. B. im Intranet), sicherstellen, dass der Inhalt des Intranets aktuell ist Mitwirken bei und koordinieren von Projekten und Aufgaben wie gefordert/angewiesen, z.B. Zeitwirtschaft und Personalplanung Durchführen von operativen Aufgaben unter Aufsicht der jeweilig beauftragenden Abteilung Unterstützung des Teams und des Managements

 

Allgemeine Aufgaben:

Bestellen von Bürobedarf Administration der Einkaufs-Plattform mit Erstellung von Shopping Carts sowie Bestellungen. Bei Bedarf Angebotsanfragen bei internen und externen Anbietern. Anlage und Verwaltung von Material- und Lieferantendaten. Überwachung von Bestellungen, Wareneingangsbuchung und Vorbereitung der Rechnungsprüfung. Koordination und Administration von Investitionsanträgen und Anlagenummer sowie Rechnungsprüfung in Abstimmung mit dem SSC. Administration des Workflow Investmentantrag Beantragen von Investitionen (z.B. IT- und Kommunikationsunterstützung bei der Beantragung von neuen Laptops, Mobiltelefonen) und Umbuchung von Rechnungen Stammdatenanlage von temp. Mitarbeitern (< 1 J.) und externen Mitarbeitern in Self Service Tool Koordination & Administration von Videokonferenzen Pflegen des Datensystems wie angewiesen Unterstützen beim Einrichten neuer Büros und bei Umzügen Pflegen der Urlaubsplanung für das Team Korrekturlesen von Dokumenten/Präsentationen Kennt, versteht und stellt Informationen über Normen und Abläufe zur Verfügung Planung und Durchführung von Werksführungen

 

Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten:

 

Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook) Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Gute Kommunikationsfähigkeiten Ein hohes Maß an Serviceorientierung beim Umgang mit internen und externen Interessengruppen und Kunden Gute organisatorische Fähigkeiten Ein gutes Zahlenverständnie Fortgeschrittene PC Software Kenntnisse inkl. SAP Fortgeschrittene Kenntnisse Neuer Medien & Anwendungen wie MS Teams

 

Benötigte Ausbildung und Erfahrung / Mindestanforderung:

 

3 Jahre Berufserfahrung wünschenswert Berufserfahren und voll qualifiziert/ausgebildet Grundkenntnisse in verwandten Arbeitsbereichen