Purpose & Overall Relevance for the Organization:

 

Provide a high level of administrative support to the superior and his/her department to ensure efficient management and running of the function on a day to day level.

 

Key Responsibilities:

 

Take charge of routine correspondence to ensure timely and accurate response Format, type and edit a variety of material, including correspondence, memos, minutes, reports and confidential material Maintain and update department files, records, (organizational) charts, subscriptions and publications Receive and screen telephone calls , monitor mail entry and administer the department owned e-mail accounts Support team in creating announcements and newsletters Assist in creating/revising of presentations Schedule internal and external meetings/conferences Coordinate and execute all travel arrangements for team members including flight and hotel booking visa securing, car reservations and airport pick-up arrangements and solving standard problems in reasonable timeframe Complete travel expense reports Handle the department cost-center, including regular monitoring for budgets, approval of invoices to ensure correct accounting transactions Key contact point for information management (e.g. intranet), ensure content of the intranet is up to date Assist in and coordinate projects and assignments as requested/directed

(please give examples)

Handle assigned operational tasks of respective department under supervision (please give examples) Support team as well as management

 

General tasks: Order office supplies Administration of the shopping platform incl. creation of shopping carts, placing orders, adding & maintaining materials and suppliers, control of orders, booking of incoming orders and preparation of invoice controlling. If necessary, internal & external requests for quotations Coordination and administration of investment requests and inventory numbers, checking invoices in collaboration with SSC Administration of investment request workflow Investment application (e.g. IT and communication support when applying for a new laptop, mobile phone, or Blackberry) and invoice re-booking Maintenance of master data for temporary employees (< 1 y.) and externals via the self-service tool. Coordination and administration of video conferences Maintain data systems as directed Supporting office setups and moves within HQ Maintain vacation overview for team Proof reading of documents/presentations Understands and provides information about standards and processes

 

Key Relationships:

 

…

 

Knowledge, Skills and Abilities:

 

Progressed working knowledge of Microsoft Office (particularly Excel, PowerPoint, Word, Outlook) Very good command of German and English both written and spoken Good communication skills High level of service orientation in dealing with internal and external stakeholders/customers Good understanding of numbers Good organizational skills Advanced SAP knowledge Advanced PC software skills Advanced knowledge on new media & applications

 

 

Requisite Education and Experience / Minimum Qualifications:

 

3 years of experience Experienced in job and fully qualified/trained Combined theoretical and practical knowledge incl. company policies and practices Basic knowledge in related job areas

 

Senior Administrative Assistant

 

Bereich:                                                                                            Brand Operations adidas

Abteilung:                                                                                        BU

Direkte Berichtslinie:                                                                   Senior Director Development

Indirekte/sekundäre Berichtslinie:                                          -

Tochtergesellschaft/Land:                                                         Germany

Standort:                                                                                          Herzogenaurach

Funktionsgruppe:                                                                          P2

Entgeltgruppe:                                                                               E6

Anzahl der unterstellten Personen:                                        -

Kostenstellen-/Budget-/Umsatzverantwortung:                           -

 

 

Zweck & Gesamtrelevanz für die Organisation:

 

Sicherstellen der administrativen Unterstützung des Vorgesetzten sowie der Abteilung.

 

Verantwortlichkeiten:

 

Wahrnehmen des routinemäßigen Schriftverkehrs, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen Formatieren, eingeben und bearbeiten verschiedener Materialien wie Schriftverkehr, Memos, Protokolle, Berichte und vertrauliche Dokumente Pflegen und aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Organigrammen und anderen graphischen Darstellungen. Abonnements und Veröffentlichungen Telefonanrufe annehmen und sondieren, eingehende Post kontrollieren und den E-Mail-Account der Abteilung verwalten Unterstützen des Teams beim Erstellen von Ankündigungen und Newslettern Mitwirken bei der Erstellung/Überarbeitung von Präsentationen Interne und externe Besprechungen/Konferenzen planen, inkl. Raumbuchungen Organisieren, Koordinieren und Abwickeln sämtlicher Reisen für die Mitarbeiter des Teams, einschließlich der Flug- und Hotelbuchungen, Beantragung von Visa, Fahrzeugreservierungen und Vorkehrungen für die Abholung vom Flughafen, sowie die üblichen Probleme in diesem Zusammenhang termingerecht lösen. Erstellen von Reisekostenabrechnungen Bearbeiten der Kostenstellen der Abteilung, einschließlich der regelmäßige Überwachung der Budgets, Freigabe von Rechnung zur Gewährleistung korrekter Buchhaltungsvorgänge Wichtigste Kontaktperson für das Informationsmanagement (z. B. im Intranet), sicherstellen, dass der Inhalt des Intranets aktuell ist Mitwirken bei und koordinieren von Projekten und Aufgaben wie gefordert/angewiesen

(bitte Beispiele angeben)

Durchführen von operativen Aufgaben unter Aufsicht der jeweilig beauftragenden Abteilung Unterstützung des Teams und des Managements

 

Allgemeine Aufgaben: Bestellen von Bürobedarf Administration der Einkaufs-Plattform mit Erstellung von Shopping Carts sowie Bestellungen. Bei Bedarf Angebotsanfragen bei internen und externen Anbietern. Anlage und Verwaltung von Material- und Lieferantendaten. Überwachung von Bestellung , Wareneingangsbuchung und Vorbereitung der Rechnungsprüfung. Koordination und Administration von Investitionsanträgen und Anlagenummer sowie Rechnungsprüfung  in Abstimmung mit dem SSC. Administration des Workflow Investmentantrag Beantragen von Investitionen (z.B. IT- und Kommunikationsunterstützung bei der Beantragung von neuen Laptops, Mobiltelefonen  oder Blackberrys) und Umbuchung von Rechnungen Stammdatenanlage von temp. Mitarbeitern (< 1 J.) und externen Mitarbeitern in Self Service Tool Koordination & Administration von Videokonferenzen Pflegen des Datensystems wie angewiesen Unterstützen beim Einrichten neuer Büros und Umzügen innerhalb des HQ Pflegen der Urlaubsplanung für das Team Korrekturlesen von Dokumenten/Präsentationen Kennt, versteht und stellt Informationen über Normen und Abläufe zur Verfügung

 

Befugnisse:

 

i. A.

 

Vorwiegende Kontakte:

 

…

 

Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten:

 

Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook) Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Gute Kommunikationsfähigkeiten Ein hohes Maß an Serviceorientierung beim Umgang mit internen und externen Interessengruppen und Kunden Ein gutes Zahlenverständnis Gute organisatorische Fähigkeiten Fortgeschrittene SAP Kenntnisse Fortgeschrittene PC Software Kenntnisse Fortgeschrittene Kenntnisse Neuer Medien & Anwendungen

 

Benötigte Ausbildung und Erfahrung / Mindestanforderung:

 

3 Jahre Berufserfahrung Berufserfahren und voll qualifiziert/ausgebildet Sowohl theoretische als auch praktische Kenntnisse, einschließlich der Unternehmenspolitik und Geschäftspraktiken Grundkenntnisse in verwandten Arbeitsbereichen