Die Carl Zeiss AG ist ein führender Hersteller von optischen Systemen und bietet innovative Technologien für verschiedene Branchen, einschließlich der Medizintechnik, der Automobilindustrie und Halbleiterfertigung.

In Ihrer Rolle als Site Documentation Specialist (m/w/x) unterstützen Sie die Organisation Real Estate Management (REM) maßgeblich bei der Entwicklung eines strukturierten Dokumentenmanagementsystems und übernehmen dabei die Verantwortung für weitere Aufgaben. Diese sind:

Mitwirkung, Etablierung und Pflege der Dokumentationsstruktur und rechtskonformen Nachweisdokumentation (Eigentümerpflichten)

Überwachung der gesamten Dokumentationsprozesse durch Koordination intern beteiligter Stakeholder

Erstellung von einheitlichen Dokumentationsvorgaben fürs Reals Estate Management, einschließlich Dokumentenlenkung unter Beachtung der Standortspezifika

Erstellen und Aufrechterhalten einer digitalen und revisionssicheren Ablagestruktur für das Vertragsmanagement und Mitwirken bei Audits (interne Audits, Versicherungsaudits, Sicherheitsaudits-Begehungen, Qualitätsbegehungen)

Pflege und Weiterentwicklung der eingesetzten Software (Teilnahme an überregionalen Arbeitsgruppen) sowie Mitwirken bei Optimierungsprozessen innerhalb der REM-Organisation

Allgemeine Unterstützung des Head of Cluster bei der Erstellung von Präsentationen, Protokollierungen, abrechnungsrelevante Aufgaben, Terminorganisationen etc.

Abgeschlossenes Bachelor-Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Facility– oder Immobilienmanagement o.ä.

Sehr gute Fachexpertise im Facility– oder Immobilienmanagement inkl. ausgeprägter Kenntnisse im Dokumentenmanagement und der Strukturierung großer Datenmengen, wünschenswerterweise in einem international agierenden Konzern

Sehr sicherer Umgang mit CAFM oder vergleichbaren Datenbanksystemen

Verantwortungsbewusste und nachhaltige Arbeitsweise kombiniert mit hohem Qualitätsanspruch an die Ergebnisse der eigenen Arbeit

Souveräne Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift) sowie Bereitschaft für gelegentliche Dienstreisen an Zeiss-Standorte im deutschsprachigen Raum

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