Requisition ID: req56971 Job Title: Support Program Assistant Sector: Protection and rule of law Employment Category: Fixed Term Employment Type: Full-Time Open to Expatriates: No Location: Bujumbura, Burundi Work Arrangement: Job Description Brève historique et présentation de l’IRC Basée à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l’IRC est l'une des plus grandes ONG au Burundi. Elle a pour objectif de fournir de l’aide d’urgence, des services de développement et de réintégration après les conflits, de travailler pour la protection des droits de la personne humaine et de défendre les personnes déracinées ou touchées par les conflits violents et l'oppression. L'IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, répondant aux besoins urgents des personnes déplacées, en mettant l'accent sur l'assainissement de l'eau, les programmes de santé environnementale et la protection des enfants vulnérables. Avec la fin de la guerre civile burundaise en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers les programmes de reconstruction post-conflit. L’IRC met en œuvre des programmes qui cherchent à satisfaire les besoins des groupes vulnérables, y compris les réfugiés et rapatriés, dans les secteurs de la Protection de l’Enfance, de la Protection et État de Droits (PED), et de la Protection et Autonomisation des Femmes et des Filles (PAF). IRC Burundi a également un programme de relèvement économique et développement (ERD) en réponse à l'aggravation de la situation économique et de la sécurité alimentaire. Responsabilités : Suivi des achats /dépenses du projet L’Assistant d’appui au programme a la charge de : + Faire un suivi des Item Forecast développés par les officiers et le faire valider à sa supervision ; + Développer, soumettre et suivre les demandes d’articles jusqu’à la fin du processus de validation, de traitement et de clôture ; + Représenter le programme dans des séances d’ouverture et analyses des offres des biens et services ; + Participer dans des réunions de planification des mouvements hebdomadaire ; + En collaboration avec le département finance, fournir un rapport hebdomadaire/mensuel de l’état d’avancent des dépenses et partager une mise à jour à son superviseur ; + Donne une mise a jours des commandes faite par le projet a son superviseur ; + En collaboration avec le chargé de stock avertir le représentant du programme charge de la réception pour valider la qualité et les quantités des fournitures reçues ; + Communiquer aux sites respectifs la réception des fournitures commandes sur Bujumbura ; + S’assurer que l’IF est mis à jour régulièrement en étroite collaboration avec l’officier senior PAF. SUIVI DE SITUATION DU STOCK PROGRAMME L’assistant d’appui au programme a la charge de : + Soumettre un plan de distribution de stock au SC chaque fin du mois ; + Soumettre un plan de liquidation de stock au SC 3 mois avant à la fin du projet ; + Organiser et planifier le transfert des biens achetés à Bujumbura vers les sites respectifs ; + Proposer des solutions pour améliorer les processus de travail. Résumé de responsabilités + Partage des données précises ; + Identification des signaux de la fraude et de la corruption et proposer des solutions ; + S'assurer que le plan d'approvisionnement du programme à travers l’tem Forecast est élaboré et mis à jour dans le logiciel Intégra ; + Participer dans les inventaires cycliques ; + Participer dans des réunions de planification des mouvements ; + Participer dans d’autres réunions planifiées dans le cadre du projet en interne et en externe ; + Autres taches demandées par son superviseur. Qualifications + Avoir un diplôme universitaire dans les sciences sociales ou autre niveau académique connexe/similaire ; + Bonnes connaissances de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook) ; + Connaissance du système Integra sera un sérieux atout ; + Une bonne compréhension du genre, de l’abus du pouvoir, les causes et conséquences des violences basées sur le genre ; + Capacités de soutenir et d’accompagner l’équipe du projet pour atteindre les cibles établies dans le plan de travail conformément aux objectifs du projet ; + Capacité de planification financière des activités et assistance à la coordination du projet dans la vérification de l’affectation des dépenses du projet conformément aux différentes lignes budgétaires ; + Fortes capacités de rédaction et d’analyse ; + Compréhension et respect des principes de confidentialités et du respect pour les clients ; + Maitrise des procédures logistiques et passation de marché ; + Excellentes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ; + Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs ; + Communication efficace ; + Proactivité, esprit d’innovation, oriente vers les solutions ; + Excellente capacite de travailler sous pression. No rmes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles. Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien. Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable. Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adresséeà Madame la Coordinatrice a.i des Ressources Humaines, IRC Burundi. • copies des certifiées des diplômes, copies des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail). La transmission des dossiers de candidature se fait électroniquement. La date limite de dépôt des dossiers est fixée au23/01/2025 à 17h00,heures locales ; Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou une interview. Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.