Hauptpflichten und Zuständigkeiten/Schwerpunktbereiche:   

Verantwortung für alle administrativen Aufgaben in der jeweils zugeordneten Abteilung. 

 

Weitere Aufgaben lauten wie folgt: 

 

Umsetzung der Anweisungen des direkten Vorgesetzten  Direkter und regelmäßiger Kontakt zum Helpdesk  Archivierung von Dokumenten - Digital und Analog  Weiterleitung von unverzüglichen Daten in das interne System  Verteilung von Arbeitsaufträgen gemäß den Vorgaben des zuständigen Vorarbeiters  Terminkoordination  Work Order Management  Folgeaufträge in Maximo erstellen und an die zuständige Person weiterleiten  Allgemeine Office Tätigkeiten  Am Standort Ansprechpartner für die Sicherheitsüberprüfung und Wahrnehmung aller relevanten Termine mit externen Stellen innerhalb der  Kaserne  Dokumentenmanagement  Verwaltung der zentralen E-Mail Inbox  Sicherstellung der Einhaltung aller vereinbarten Fristen    Sicherstellen, dass alle internen Prozesse eingehalten werden   Sicherstellung, dass alle Arbeiten den Standards, Richtlinien, Verfahren und Erwartungen von Mitie und dem Kunden entsprechen   Enge Zusammenarbeit mit der Abteilung QHSE, um ein sicheres Arbeitsumfeld für Mitarbeiter und Lieferanten zu gewährleisten    Förderung und Umsetzung von Best Practices   

 

Und natürlich alle anderen Aufgaben, die Ihnen von Ihrem direkten Vorgesetzten übertragen werden und die Ihren Fähigkeiten und Kapazitäten entsprechen. 

 

Attribute / Criteria 

Essential  

Desirable 

Education / Qualifications / Training 

GSCE Levels or Equivalent   Haupt- or Realschulabschluss  Kfm. Ausbildung 

Knowledge & Experience 

 

Sicherer Umgang mit Microsoft Office   Fachwissen und Berufliche Kompetenz  Eigeninitiative, Gewissenhaftigkeit und selbständige Arbeitsweise 

 

 

Skills & 

Abilities 

 

Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch  Akribische Aufmerksamkeit für Details.   Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit.  Organisationstalent  Multi-Tasking 

 

 

Personal Qualities 

 

Enthusiastisch und flexibel   Initiativfreudiges Teammitglied mit der Fähigkeit mit minimaler Aufsicht zu arbeiten.  Fähigkeit unter Druck zu arbeiten und Fristen einzuhalten.  Hohe Kundenorientierung und dienstleistungsorientierter Arbeitsstil 

 

 

Objective Requirements 

Das Recht in Deutschland zu arbeiten  MOD – Sicherheitsfreigabe (Polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge)